Ledenadministratie

Uit FOSwiki
Ga naar: navigatie, zoeken


Opvolging ledenadministratie[bewerken]

<br\>

Woord vooraf[bewerken]

De ledenadministratie wordt gevoerd via een voortdurende wisselwerking tussen de eenheidssecretarissen en het Landelijk Secretariaat. Door deze wisselwerking wordt nauwgezet toegezien op de verzekering van de leden, het hoofddoel van het lidgeld.

Deze info is een kennismaking met de verwerking van de ledenadministratie op FOS. We hopen hiermee enige vragen reeds te hebben beantwoord.

En vergeet niet: Het landelijk secretariaat is er om jou te helpen via:

<br\>

Stafmedewerker Ledenadministratie[bewerken]

Aan de eenheidssecretarissen wordt gevraagd hun ledenbestand up-to-date te houden. Zij sturen gegevens door naar het landelijk secretariaat via mail of brief, om zo de eenheidslijsten voortdurend te kunnen actualiseren. Om een vlotte en efficiënte werking te verzekeren, communiceert de eenheid met één adres in het landelijk secretariaat: de Stafmedewerker Ledenadministratie, administratie@fos.be

Vandaag is Myriam Driba diegene die de taak als verantwoordelijke ledenadministratie op zich neemt.

Naar haar verstuurt de eenheidssecretaris:

  • ledenlijsten ter controle (de zogenaamde kruisjeslijsten)
  • wijzigingslijsten (wijziging van adressen e.d. doorgeven)
  • lijsten van de effectieve betalingen

In het landelijk secretariaat worden de betalingen voor de leden bijgehouden via een lopende rekening, BE35 001-1575241-37 (BIC: GEBABEBB) <br\>

Het ledenprogramma[bewerken]

In het ledenprogramma kunnen volgende gegevens worden ingegeven:

  • Naam en voornaam
  • Volledig adres
  • Telefoonnummer
  • Faxnummer
  • Gsm nummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Geslacht

De belangrijkste gegevens voor de verzekering zijn: naam, voornaam, volledig adres en geboortedatum. Alle andere gegevens zijn optioneel. Behalve voor leiding, van hen hadden we ook graag het gsm nummer en e-mailadres gehad. (via de Samenstelling Eenheidsraad)

Nieuw “digitaal platform ledenadministratie”[bewerken]

Al enkele jaren werken we aan de ontwikkeling van het “nieuw digitaal platform personenadministratie” van FOS Open Scouting vzw. De ontwikkeling is erg complex, en neemt meer tijd in dan voorzien. Maar je mag er van op aan dat dit een hoge prioriteit blijft voor de federatie.

De naam van deze uitgekiende tool is Keeo. Voor zij die niet thuis zijn in de Beverwerking: Keeo is de bever in het beververhaal die voor de communicatie zorgt tussen mensen en bevers. Keeo zal in de digitale wereld van FOS Open Scouting daarom de tool worden waarmee de eenheden met de nationale koepel communiceren voor personenadministratie.

In tegenstelling tot vroegere versies zal Keeo volledig online (via internet) werken. Je zal in dit platform zelf jouw leden toevoegen en verwijderen, er verzekeringen voor aanvragen en activeren, hun functies bijwerken en ze inschrijven voor je kampen en andere (nationale) activiteiten.

We houden je verder op de hoogte van de ontwikkeling en lancering van Keeo via de nieuwsbrief en www.fosopenscouting.be. <br\>

Ledenlijsten of kruisjeslijsten[bewerken]

Bij het starten van een nieuw scoutsjaar worden alle leden, waarvoor een betaling verwacht wordt, in de computer in beraad gezet. Deze leden blijven lid tot 31 december van het huidige jaar. Ze worden in het volgende kalenderjaar geschrapt als er voor hen geen betaling van lidgeld genoteerd werd.

Deze leden worden in het begin van ieder scoutsjaar, wanneer zij nog in beraad staan, op ledenlijsten afgedrukt en opgestuurd naar zowel de EL als de eenheidssecretaris.

Een van de belangrijkste gegevens is de functie en dit voor zowel leiding als de “kindjes”. Daarom raden wij aan om o.a. de “Samenstelling eenheidsraad” in te vullen en op te sturen naar het landelijk secretariaat.

<br\>