Ledenadministratie
Uit FOSwiki
 |
Dit artikel draagt het label "FOS-approved", wat een garantie is voor de kwaliteit. Het betekent dat het artikel informatief, inhoudelijk correct en zo volledig mogelijk is en dat FOS Open Scouting achter de inhoud van dit artikel staat. |
Inhoud |
Opvolging ledenadministratie
Woord vooraf
De ledenadministratie wordt gevoerd via een voortdurende wisselwerking tussen de eenheidssecretarissen en het Landelijk Secretariaat. Door deze wisselwerking wordt nauwgezet toegezien op de verzekering van de leden, het hoofddoel van het lidgeld.
Deze info is een kennismaking met de verwerking van de ledenadministratie op FOS. We hopen hiermee enige vragen reeds te hebben beantwoord.
En vergeet niet: Het landelijk secretariaat is er om jou te helpen via:
- mail: administratie@fos.be
- telefoon: 09/245.45.86. (vraag naar Myriam)
- fax: 09/245.45.88. (vraag naar Myriam)
Stafmedewerker Ledenadministratie
Aan de eenheidssecretarissen wordt gevraagd hun ledenbestand up-to-date te houden. Zij sturen gegevens door naar het landelijk secretariaat via mail of brief, om zo de eenheidslijsten voortdurend te kunnen actualiseren. Om een vlotte en efficiënte werking te verzekeren, communiceert de eenheid met één adres in het landelijk secretariaat: de Stafmedewerker Ledenadministratie, administratie@fos.be
Vandaag is Myriam Driba diegene die de taak als verantwoordelijke ledenadministratie op zich neemt.
Naar haar verstuurt de eenheidssecretaris:
- ledenlijsten ter controle (de zogenaamde kruisjeslijsten)
- wijzigingslijsten (wijziging van adressen e.d. doorgeven)
- lijsten van de effectieve betalingen
In het landelijk secretariaat worden de betalingen voor de leden bijgehouden via een lopende rekening, 001-1575241-37
Het ledenprogramma
In het ledenprogramma kunnen volgende gegevens worden ingegeven:
- Naam en voornaam
- Volledig adres
- Telefoonnummer
- Faxnummer
- Gsm nummer
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Geslacht
De belangrijkste gegevens voor de verzekering zijn: naam, voornaam, volledig adres en geboortedatum. Alle andere gegevens zijn optioneel. Behalve voor leiding, van hen hadden we ook graag het gsm nummer en e-mailadres gehad. (via de Samenstelling Eenheidsraad)
Nieuw “digitaal platform ledenadministratie”
Tegen de tijd dat je dit leest, wordt de laatste hand gelegd aan het “nieuw digitaal platform ledenadministratie” van FOS Open Scouting vzw. De naam van deze uitgekiende tool zal Keeo worden. Voor zij die niet mee zijn met de Beverwerking: Keeo is de bever in het beververhaal die de communicatie tussen mensen en bevers doet. Keeo zal in de digitale wereld van FOS Open Scouting vzw daarom de tool worden waarmee de eenheden met de nationale koepel communiceren voor ledenadministratie.
In tegenstelling tot vroegere versies zal Keeo volledig online (via internet) werken. Je kan in dit platform zelf je leden toevoegen en verwijderen, er verzekeringen voor aanvragen en activeren, hun functies bijwerken en ze inschrijven voor je kampen en andere (nationale) activiteiten.
Ledenlijsten of kruisjeslijsten
Bij het starten van een nieuw scoutsjaar worden alle leden, waarvoor een betaling verwacht wordt, in de computer in beraad gezet. Deze leden blijven lid tot 31 december van het huidige jaar. Ze worden in het volgende kalenderjaar geschrapt als er voor hen geen betaling van lidgeld genoteerd werd.
Deze leden worden in het begin van ieder scoutsjaar, wanneer zij nog in beraad staan, op ledenlijsten afgedrukt en opgestuurd naar zowel de EL als de eenheidssecretaris.
Een van de belangrijkste gegevens is de functie en dit voor zowel leiding als de “kindjes”. Daarom raden wij aan om o.a. de “Samenstelling eenheidsraad” in te vullen en op te sturen naar het landelijk secretariaat.
Samenstelling Eenheidsraad
Het is voor ons handig dat je dit formulier degelijk ingevuld terugstuurt. Ook indien er geen wijzigingen zijn. Zolang het nieuwe ledenbestand op zich laat wachten, is het beter het zekere voor het onzekere te nemen.
De gegevens die hierop zijn ingevuld, worden o.a. gebruikt voor briefwisseling via mail. Wat onze portkosten kan drukken.
