PR in scouting: een extern communicatiebeleid

Uit FOSwiki
(Doorverwezen vanaf Pr)
Ga naar: navigatie, zoeken

“PR in scouting: moet dat nu eigenlijk echt? Hebben wij die dure woorden nodig? En houden we ons niet beter bezig met de zaken die echt belangrijk zijn?” Bij eenheden waar alles zéér gesmeerd gaat, zal deze reactie vaker te horen zijn. Maar of het nu goed of slecht loopt, het antwoord is: “Ja, PR & scouting gaan samen. En dat hoef helemaal niet moeilijk te zijn”!

Bij Public Relations komt het erop neer dat je weloverwogen werkt aan de relaties met je publiek. Je doet dit om iets te bereiken. In onderstaand artikel wordt uitgelegd hoe je hiermee aan de slag gaat. Een beetje plan is altijd handig.

Met een doordacht extern communicatiebeleid kan je voor de eenheid heel wat goede dingen verwezenlijken: een grotere betrokkenheid, een goede sfeer in de leidinggroep, vertrouwen van je verschillende externe partners, een positief imago, etc.

Over interne communicatie wordt in dit artikel niet gerept. Je kan hier meer informatie over vinden in het wikiartikel Begeleidershouding (maakt onderdeel uit van het scoutsmapartikel Leiden zonder lijden). Daar is zelfs een compleet hoofdstuk gewijd aan communicatie.

De Public Relations in Scouting[bewerken]

Wat zijn Public Relations[bewerken]

Letterlijk vertaald zijn PR ‘de relaties met het publiek’. Het belangrijkste middel om deze relatie in stand te houden is communicatie. Strikt genomen kan je pas over PR spreken als je weloverwogen of zelfs volgens een bepaald beleid of strategie gaat communiceren met je doelgroep.

Een PR-beleid wordt grotendeels bereikt door een bewust communicatiebeleid. Je probeert om systematisch en bewust om te gaan met je communicatiemiddelen: de vorm, de frequentie en de inhoud moet je afstemmen op de verschillende doelgroepen die je als eenheid wil bereiken.

De resultaten van een goed beleid kunnen heel divers zijn: een grotere betrokkenheid, een goede sfeer in de eenheid, een grotere openheid in wie jullie zijn en hoe jullie werken, een goed evenwicht tussen de omgeving en de eenheid, …

PR is gericht op wederzijds begrip. Enerzijds wil je als eenheid duidelijk maken wie je bent en wat je doet, maar anderzijds moet je daarvoor de ogen & oren openhouden. Welke ontwikkelingen & gebeurtenissen kunnen je werking beïnvloeden? Het is dus niet alleen een kwestie van denken en doen, maar ook voldoende zien, horen en hierop inspelen.

Publieksgroepen[bewerken]

Het begrip ‘Publiek’ is bijzonder ruim. Je kan je publiek onderverdelen in verschillende ‘publieksgroepen’. Dit zijn de verschillende groepen mensen waarmee je wil (of soms moet) communiceren. Het voordeel van een scoutsgroep is dat we doorgaans een duidelijk beeld hebben van de verschillende publieksgroepen (zie artikel over Netwerken).

Niet alle publieksgroepen zijn even levensbelangrijk. Naarmate we meer van een publieksgroep afhankelijk zijn of meer met hen betrokken zijn, is het onderhouden van de relatie en dus de communicatie belangrijker. Je zal dus logischerwijs meer tijd & energie investeren in een goede relatie met de ouders van je leden, dan met de beenhouwer om de hoek.

Wat kan PR doen voor jouw eenheid[bewerken]

Dagdagelijkse deugden[bewerken]

Niets moet, alles mag. De kerntaak van je eenheid is nog steeds met de leidingploeg een goed, evenwichtig en scoutief programma aanbieden voor voldoende scouts & gidsen. Toch kan een actief en doordacht communicatiebeleid je helpen om deze kerntaak beter te verwezenlijken.

De deugden van PR:

  • Je omgeving weet wie je bent en wat je doet: Door een actief communicatiebeleid te voeren wil je ondermeer dat je omgeving beter weet wie je bent en wat je doet. Ook al organiseer je week na week de beste activiteiten of discussiëren jullie intern over de zin en onzin van de badgewerking; als niemand weet hoe goed jullie bezig zijn, dan hoef je ook geen complimenten of spontane hulp te verwachten.
  • Imago = identiteit (of toch bijna):Tussen je identiteit en je imago ligt er steeds een kloof. Hoe kleiner hoe beter.
  • Een goede verstandhouding: Een goede PR begint met de sleutelwoorden relatie & communicatie. Eenmaal je relaties gunstig zijn, zal er als vanzelfsprekend meer en beter worden gecommuniceerd. Deze verbeterde communicatie leidt tot een verbeterde verstandhouding. Zo gaat de bal aan het rollen. Een groot wederzijds begrip is voor beide partijen interessant, want jullie kunnen allebei iets betekenen voor elkaar.

VOORBEELD
De gemeente zoekt voor de nieuwjaarsreceptie naar een jeugdvereniging die de bar verzorgt. In ruil krijgt de groep €250. Jolijn van 63e FOS de Arassari’s is steeds aanwezig op de jeugdraad, maakt achteraf een praatje met de Schepen van jeugd en houdt regelmatig contact met de jeugddienst. Pepijn van de KSA ’t Kabouterke komt wel naar de jeugdraad maar zegt nooit iets en is na de vergadering in geen velden noch wegen te bespeuren. Sanne van Chiro Sint-Anna stuurt altijd haar kat. Aan welke vereniging zou de stad denken?

Deugden in nood[bewerken]

Jammer genoeg gaat het zelfs in de beste groepen niet altijd gesmeerd. Er zijn heel wat problemen op het eenheidspad.

VOORBEELD
Je eenheid heeft …

  • Leiding te kort, maar kindjes ten over,
  • Wel 15 Bevers, maar slechts 4 Welpen,
  • Een slechte reputatie in de stad en wijde omgeving,
  • Een leidingsgroep die duidelijk in twee kampen is verdeeld,
  • Ouders die de scouts zien als goedkope babysit,

Elk probleem heeft een plan van aanpak nodig, waarin goede communicatie een doorslaggevende rol speelt. De PR-doelstellingen zijn hier steeds terug te vinden:

  • Je omgeving weet wie je bent en wat je doet: Ook al organiseren jullie elke week pareltjes van activiteiten, als de mensen in de buurt & stad dit niet weten, dan bereik je daar op langere termijn in principe niets mee. Daarom dat een doorgedreven beleid wonderen kan doen. Als je aan het communiceren moet gaan over je identiteit eenmaal het probleem zich voordoet, dan heb je al een eerste boot gemist. Geen nood, gelukkig is er altijd nog een kans. Enkele welgemikte en doordachte acties, met een visie voor de toekomst, zouden het probleem op korte of lange termijn moeten oplossen. Vergeet vooral het visie-gedeelte niet, zodat je op de lange termijn de vruchten kan plukken van het werk.
  • Identiteit = imago: De beste intenties, maar een (onterecht?) imago van drinkebroers, herrieschoppers of leeghangers? Doe er iets aan voor je eenheid in de problemen komt!
  • Een goede relatie & communicatie met je publieksgroepen: De eenheid van vandaag is een (mini)-onderneming, maar helaas eentje zonder betaalde krachten en een vette bankrekening. Eenheden moet het doorgaans van de goodwill van hun omgeving hebben. Met een goede verstandhouding sta je in dat geval twee stappen dichter bij een ‘ja, ik doe het’.

Om te zorgen dat je je doelen makkelijk(er) bereikt, zou het helpen als je beter nadacht over je communicatie. Een goede PR biedt echter geen garanties. Maar het effent vaak de weg en geeft je een grotere kans op succes.

Deugden in crisistijd[bewerken]

Zowel in goede als in slechte tijden is het handig om op je PR terug te vallen. Zeker als er zich een crisis voordoet, kan je terugvallen op het reeds gedane werk. Anders riskeer je genadeloos te worden afgemaakt. Perceptie overtreft in een crisis vaak de werkelijkheid.

Lees het artikel over Crisiscommunicatie. Onder de titel ‘de kunst der voorbereiding’ wordt er o.a. gesproken over ‘het investeren in sympathiekapitaal’ ofte een goede PR vooraf.

Het grote (PR-)plan[bewerken]

Het is verleidelijk om direct de handen uit de mouwen te steken en samen aan de slag te gaan. Maar op de lange duur los je hier niets mee op. Neem voldoende tijd om een langetermijnvisie uit te bouwen, waarin je kortetermijnplannen een plaatsje krijgen. Zo vermijd je verspilde energie door ondoordachte acties en losse flodders.

Kennis is macht: een vooronderzoek[bewerken]

Een van de deugden van PR is dat je omgeving beter weet wie je bent en wat je doet. Maar weet iedereen in je eenheid wel waar FOS Open Scouting voor staat? Steek de hand in eigen boezem en bezin met de groep over het begrip ‘Identiteit’.

wh0cd368197 [url=http://buylevitra.us.com/]Levitra USA[/url]

Tegenover je identiteit staat je imago. Wat denken de verschillende publieksgroepen over jouw eenheid? Neem je netwerk bij de hand en slinger elkander de verschillende clichés naar het hoofd. Vragen staat vrij. Kam je eenheidsnetwerk uit naar de geruchten, roddels of complimenten die over je groep de ronde gaan.

Je bent als jeugdbeweging niet alleen. In de buurt en in de wijde omgeving zijn er vast nog heel wat andere verenigingen die kinderen & jongeren een (zinvolle) vrijetijdsbesteding aanbieden. Zet je ‘concurrenten’ eens op een rijtje: Wie zijn zij? Wat doen ze? Hoe groot is de groep? Hoe gaan zij met de ouders om? Mikken zij op een ander publiek? Wanneer komen ze samen? … Zo kom je te weten hoe je gepositioneerd staat t.o.v. die anderen.

Daarnaast heeft elke eenheid zijn sterktes en zwaktes. Je bewust zijn van deze interne kenmerken is een sterk begin. Ook uitdagingen en bedreigingen troef, want in de buitenwereld zijn er tendensen & gebeurtenissen die een invloed hebben op de werking van een jeugdbeweging. Als je al deze vier begrippen grondig analyseert, heb je eigenlijk een SWOT-analyse gemaakt (strongnesses, weaknesses, opportunities & threats). Heel professioneel allemaal, en vooral een uitermate goede oefening. Een hulp om te beseffen wie je eenheid is en waar jullie in de toekomst aan moeten werken.

Eenmaal bovenstaande begrippen voor je eenheid geen geheimen meer herbergen, ben je klaar voor het formuleren van (PR-)doelstellingen. Door voldoende tijd te nemen voor deze analyse zijn je doelstellingen geen losse flodders. Je weet wie je bent en waar je naartoe wil. Voor je het goed en wel beseft, denk je na over de toekomst van je eenheid. Hier effenen jij en je collega’s het pad voor je opvolgers. Een sterk fundament!

Missie & visie van Open Scouting kennen[bewerken]

FOS Open Scouting heeft als jeugdbeweging uiteraard een missie & een visie (zie De fundamenten). Alle eenheden streven afzonderlijk en samen dit ideaal na. Om het allemaal wat tastbaarder te maken, krijgt elk lid van FOS Open Scouting in de visie zes uitdagingen voorgeschoteld. Het is aan de eenheden om hier concreet aan de slag mee te gaan. Je PR-plan moet in een ideale wereld dus in het verlengde liggen van deze missie en visie.

Met de leidingsploeg stilstaan bij de fundamenten van Open Scouting is sowieso een goed idee. Met een communicatieplan in het achterhoofd, kan dat vast ook geen kwaad. Uiteraard is dit geen klein bier. Met een agendapunt ‘stilstaan bij de fundamenten’ red je het niet in vijf minuten. Ook hier hangt het er dus een beetje vanaf hoe uitgebreid je aan de slag wil.

Het kennen en begrijpen van de missie & visie van FOS Open Scouting is een goede start.

Keuzes voor de toekomst: Doelstellingen[bewerken]

Als je bovenstaande denkoefeningen hebt gemaakt dan ligt er – hoe grondig je dit ook hebt aangepakt – een massieve hoeveelheid informatie op tafel. Weten wie je bent is één iets, maar nu is het de bedoeling dat je bepaalt waar je met je eenheid naartoe gaat. Hiervoor kun je zowel doelstellingen op lange en korte termijn formuleren. Dat hangt er een beetje vanaf hoe serieus je dit wil aanpakken, of hoe serieus je ‘problemen’ zijn.

Doelstellingen op lange termijn: een strategie[bewerken]

Kiezen voor een strategie, wil zeggen dat je eenheid zich één of meerdere doelen voorop stelt op langere termijn. Samen met de strategie zal er ook een actieplan moeten worden ontwikkeld met verschillende tactieken (doelen op midlange termijn bepalen) die dan weer bestaan uit concrete (operationele) doelstellingen.

Een strategie bedenken wil zeggen dat je je engageert om op langere termijn een doel na te streven. Iemand moet deze strategie bewaken, de tactieken bijstellen, nieuwe acties bedenken, etc.

Doelstellingen op kortere termijn[bewerken]

Als het wat minder mag zijn, of je hebt met je eenheid heel concrete proplemen, dan kan je het wat kleinschaliger aanpakken. Pas echter wel op. Met een strategie denk je verder dan je neus lang is. Een strategie wil een probleem met wortel en al aanpakken. Het is dus logisch dat een strategie op de lange termijn loont.

Doelstellingen bepalen & formuleren[bewerken]

Je analyseert de hoeveelheid informatie die voor je ligt grondig. Vooral de SWOT-analyse is een goed uitgangspunt. Enerzijds heb je hierin je sterktes & je zwaktes (kenmerken van je vereniging = interne keuken), anderzijds kansen & bedreigingen (externe factoren). De kunst is om beide tegenover elkaar te zetten: een goed vertrekpunt om een langetermijndoelstelling te formuleren.

Je gaat van start met het formuleren van de grotere doelstellingen waar je naartoe wil werken. De doelstellingen moeten tegemoet komen aan eenheidsproblemen of -noden. Ze kunnen zowel algemeen als specifiek zijn.

VOORBEELD
Enkele voorbeelden: Specifiek

  • Het jaar starten met minstens 20 Bevers.
  • Met de eenheidsfuif de kas spijzen met €1000.

Algemeen: De ouders nauwer betrekken bij de eenheid of FOS Open Scouting bekender maken in de stad.

Je formuleert de doelstellingen het best behoorlijk specifiek. Zo kan je achteraf beter het succes meten en beoordelen of het werk ook heeft geloond. Bij de algemene doelstellingen is het daarom aan te raden enkele subdoelstellingen te formuleren die helpen je doel te bereiken.

VOORBEELD
‘De ouders nauwer betrekken bij de eenheid’ is heel vaag. Dus moet je eerst nadenken wat ‘nauwer betrokken’ voor jullie betekent. Dit zou bijvoorbeeld in volgende deelaspecten kunnen uiteenvallen:

  • De ouders worden minstens twee keer per semester aangesproken door de leiding (persoonlijk contact).
  • De ouders zijn aanwezig op minstens één van de eenheidsevenementen.

Je kan hier heel ver in gaan. Maar het belangrijkste is dat je jezelf een doel voorop stelt en stapsgewijs dit doel probeert te verwezenlijken. Hoe professioneel en gedetailleerd je dit aanpakt is je eigen keuze.

Het eindproduct: een plan[bewerken]

Het eindproduct zou een plan moeten zijn waarin je enkele grotere doelstellingen hebt bepaald op (mid)lange duur, die je dan weer hebt opgesplitst in kleinere en concretere doelstellingen. Je PR-plan is nu geboren. Het spel kan beginnen.

Aan de slag[bewerken]

Het plan bepaalt hoe de doelstellingen op (mid)lange termijn moeten worden bereikt. De doelstellingen op het laagste niveau zijn al behoorlijk specifiek, maar moeten toch telkens nog worden verfijnd.


VOORBEELD
We nemen terug het voorbeeld van ‘De eenheid wil de ouders nauwer betrekken bij de eenheid’. We hebben dit opgesplitst in ‘De ouders worden minstens twee keer per semester aangesproken door de leiding’ (SD1) en ‘De ouders zijn aanwezig op minstens één van de eenheidsevenementen’ (SD2).


De eerste subdoelstelling (SD1) is makkelijk te realiseren. De leiding moet hier enkel af en toe aan herinnerd worden. Normaal gesproken kan deze SD met een minimum aan tijd, energie en kosten worden bereikt.


Bij SD2 ligt dit moeilijker. Hoe ga je de ouders motiveren om naar een van de eenheidsevenementen te komen? Hiervoor zal je nog een klein actieplan moeten bedenken waarin je de grote publieksgroep ‘de ouders’ bijvoorbeeld onderverdeeld in ‘Hardcore-ouders’, ‘de twijfelaars’, ‘de in-de-auto-en-weg’s’ en ‘de komen-nooit’s’. Voor deze vier types zal je telkens een aangepast plan moeten verzinnen waarin je je communicatiemiddelen (zie verderop) maximaal mixt en aanwendt.

Effe lekker plannen[bewerken]

Het grote plan komt tegemoet aan een aantal eenheidsproblemen en –noden. Dit kan zich over meerder semesters of scouts- en gidsenjaar uitspreiden. Daarom kan wat plannen hier en daar geen kwaad. Zowel qua tijd, budget & menselijke energie kan er een planning worden gemaakt. Veel werk? Valt best mee. Bovendien kan je zo veel beter inschatten of de actie haalbaar is. Zo niet heb je nog tijd om een B-plan te verzinnen.

De strateeg[bewerken]

Je kan niet van alle leid(st)ers verwachten dat ze het hele jaar denken & doen met dit plan in het achterhoofd. Het is aangewezen dat er één of enkele mensen het groter plan in goede banen leiden. Die persoon bewaart het overzicht en kijkt of de eenheid op de juiste koers blijft. Op een eenheidsraad of een ander collectief moment kan er om de X aantal tijd worden teruggekoppeld. Als de dingen niet volgens plan verlopen, dan is dit ook het moment om de tactiek bij te stellen of om te gooien.

Evalueren[bewerken]

Het plan kan halverwege of op het einde geëvalueerd worden. Er zijn drie mogelijkheden:

  • Je doelstelling is gehaald en het plan kan dus een succes genoemd worden.
  • Je doelstelling is slechts deels behaald.
  • Je doelstelling is niet behaald.

Wat de uitkomst ook moge zijn, een evaluatie is wel degelijk nodig. Praat met je eenheid hoe de zaken nu zijn aangepast. Hoe heeft iedereen dit ervaren? Wat kon beter en wat was gewoon de spijker op de kop? …

Meer lezen[bewerken]

Lees ook ...

(Alle Scoutsmapartikels zijn te downloaden op de site van FOS Open Scouting onder thema's - Scoutsmap)