Eenheidscommunicatie

Uit FOSwiki

Van informatie tot crisiscommunicatie

Je eenheid bestaat 30 jaar en je organiseert allerlei festiviteiten, er is een leider betrapt met een joint en dit gaat rond bij de ouders, je wil op buitenlands kamp, …. In al deze en vele andere situaties zal je moeten communiceren, je programma’s veranderen en je wil de ouders op de hoogte brengen, … of je nu wil of niet, een belangrijk deel van je tijd steek je in het communiceren met ouders, oud-leden, stam, … Communiceren is niet zo eenvoudig. Je hebt een bepaalde doelgroep die je wilt bereiken. Maar je bereikt niet iedereen op dezelfde manier. We staan even stil bij doeltreffend communiceren.

Bereik wie je wil bereiken

Stel je volgende situatie voor: de Welpen zijn aan het spelen in het lokaal. Heel onverwacht gooi je een handvol snoepjes in het lokaal. Hoeveel snoepjes zullen de Welpen opvangen? Bedenk nu eens dat je alle Welpen voor je zet. Je werpt één snoepje per keer en maakt telkens oogcontact voor je werpt. Hoeveel zullen de Welpen er nu vangen? Zo gaat het ook met communicatie. Het heeft geen zin om in het wilde weg te gaan communiceren. Je moet je doelgroep kennen. Communiceren met ouders is niet hetzelfde als communiceren met je Welpenleiding. Om gericht te communiceren stel je jezelf een aantal vragen.

  • Waarin is je doelgroep geïnteresseerd? Een bever zal meer geïnteresseerd zijn in het kampthema dan dat het wil weten waar je op kamp gaat.
  • Heb je de aandacht van je publiek? Een affiche tussen 20 andere affiches valt minder op dan één affiche op een voor de rest lege muur.
  • Wanneer heb je de aandacht van je publiek?

Er zijn daarnaast verschillende manieren om te communiceren. Opnieuw moet je je op voorhand goed afvragen of het medium dat je zal gebruiken nuttig zal zijn voor je doelgroep. Bereik je alle ouders wanneer je een mondelinge boodschap doorgeeft via hun kinderen? Hieronder staan we even stil bij een aantal communicatiemiddelen. Naast een aantal voor- en nadelen geven we ook een aantal tips.

Persoonlijk contact

Het persoonlijk contact is een erg efficiënte manier om een relatie op te bouwen met ouders. Je kunt inspelen op de noden van ouders of leden. Ze hebben de mogelijkheid om zelf vragen te stellen. Er zijn verschillende momenten waar je dit persoonlijk contact kunt opbouwen. Je hebt eerst en vooral de momenten voor en na de vergadering. Neem voldoende tijd voor de ouders wanneer ze hun kinderen brengen of ophalen aan de scouts. Een ouderbar kan ervoor zorgen dat de ouders niet onmiddellijk weglopen. Bovendien ontdek je waar al die mensen mee bezig zijn. Wie weet zit er wel die handige klusjesman of die vrachtwagenchauffeur bij die je al weken aan het zoeken bent. Een ander mogelijkheid is op ouderbezoek gaan. Verdeel je met de leiding over de leden en bezoek iedereen. Je leden thuis in hun eigen omgeving zien, zal je heel veel leren over hun achtergrond. Een beeld zegt hier vaak meer dan duizend woorden.

Brieven

Je zou het bijna vergeten in het digitale tijdperk, maar brieven blijven zeer nuttig om te communiceren. Een brief krijgt ook meer en meer een speciaal cachet, net omdat er steeds vaker via elektronische weg wordt gecommuniceerd. Zorg bij het opstellen van je brieven dat je alle nodige informatie op een duidelijke manier meegeeft. De 5 w’s (wie, wat, waar, wanneer, waarom) kunnen je helpen volledig te zijn. Schrijf zo beknopt mogelijk want niemand heeft zin om erg lange brieven te lezen

E-mail

E-mail is ondertussen een stevig verankerde manier om te communiceren. Het is eenvoudig en goedkoop. Het grootste gevaar bij het versturen van e-mails is het aantal. Doordat er dagelijks zo veel e-mails verstuurd worden is het een erg vluchtige manier van communiceren geworden. E-mails staan ook dichter bij spreektaal dan bij schrijftaal, bijgevolg wordt er vaak impulsief gereageerd. Denk maar aan e-maildiscussies.

Algemeen

  • Bij elke e-mail die je verstuurt moet je jezelf de vraag stellen of het wel zinvol is. Dit geldt nog meer bij berichten die je zelf ontvangen hebt en die je doorstuurt naar een grote groep mensen.
  • Heb je @eenheid.be adressen maak dan duidelijke afspraken. Wat mag je wel en niet naar [email protected] sturen, naar wie verspreid je bepaalde adressen, mag je alles via e-mail regelen, …

Inhoud

  • Houd je e-mail kort en bondig. Zorg voor een overzichtelijke structuur. Werk met alinea’s en paragrafen.
  • Houd je paragrafen en alinea’s kort. Behandel maximum één onderwerp per paragraaf.
  • Gebruik een duidelijk onderwerp zodat de ontvanger onmiddellijk weet waarover het gaat.
  • Spreek de mensen persoonlijk aan. Dit maakt het e-mailen veel persoonlijker. Zeg dus niet hallo, maar zeg hallo Lieselot.
  • Hoofdletters lezen minder vlot en komen opdringerig tot zelfs agressief over. Vermijd om volledige woorden in hoofdletters te schrijven.
  • Schrijf je woorden voluit. Je hebt voldoende plaats en bijgevolg is sms-taal overbodig.
  • Herlees je tekst. Doordat het zo snel en vluchtig is kun je bijna zeker zijn dat er nog fouten in staan.
  • Stuur niet zomaar (grote) bijlagen door naar iedereen. Het is soms beter om eerst in een andere mail te vragen of ze de bijlagen willen hebben.

Beantwoorden van mails

  • Antwoord op e-mails, al is het enkel met een bevestiging van ontvangst. Niet antwoorden kan als negeren opgevat worden
  • Voorkom een te spontaan antwoord. Bedenk goed wat je wil doorsturen en hoe het zou kunnen overkomen. Ga nooit mee in elektronische discussies.
  • Krijg je zelf een irriterende mail, beantwoord deze dan kort en beleefd.

Tijdschrift

De meeste eenheden hebben hun eigen ledentijdschrift. Een tijdschrift wordt vooral gebruikt om de eigen leden te informeren. Dit betekent dat je nieuws meegeeft dat mensen nog niet kennen en waarmee ze iets kunnen doen: het programma voor de volgende maanden, de uren van de vergaderingen, een verslag van een voorbije activiteit, … De nadruk moet in de eerste plaats liggen op activiteiten en vergaderingen van de eigen groep. Bij het bepalen van de inhoud is het belangrijk dat je jezelf constant de vraag stelt wie je wil bereiken en wat zij interessant vinden.

Voordelen

  • Het is een goed bindmiddel tussen de leiding en de ouders. Ouders blijven namelijk graag op de hoogte van wat hun zoon of dochterlief allemaal doet de zaterdagmiddag.
  • Het is een minder vluchtige manier om te communiceren. Het tijdschrift wordt vaak bijgehouden.
  • Door er verschillende antwoordbriefjes of invulformulieren toe te voegen kun je het tijdschrift interactief maken.
  • Je hebt de mogelijkheid om veel foto’s te gebruiken, wat de betrokkenheid van de ouders verhoogt.

Nadelen

  • Ongeveer 3-maandelijks een tijdschrift uitgeven vraagt veel tijd en energie
  • Een tijdschrift brengt een steeds terugkerende kost met zich mee.
  • De belangrijkste bestaansreden, informeren, durft aan belang verliezen ten voordele van ontspannende delen in het tijdschrift.

Affiches

Affiches zijn een handig instrument wanneer je eenmalige activiteiten wil promoten en wanneer je continu in het straatbeeld wil gezien worden. Een aantal tips:

  • Overlaad affiches niet. Onbeschreven ruimte is even belangrijk als tekst en illustratie.
  • Zet één blikvanger op je affiche, waar je niet naast kunt kijken.
  • Mensen lezen van links naar rechts: het oog valt eerst op de linkerbovenhoek. Als je ogen op je affiche zet, zullen je ogen eerst gevangen worden door de ogen van een mens, dier, figuur.

Zorg dat het duidelijk is van wie de affiche komt.

Een communicatierooster opstellen

Om het allemaal wat eenvoudiger te maken vind je hieronder een methodiek die je altijd kan gebruiken om een communicatieoverzicht te maken. Het rooster heeft zijn nut al bewezen bij zowel communicatie op lange termijn als bij crisiscommunicatie. Het helpt je op het juiste moment met de juiste mensen te communiceren. Om tot je rooster te komen moet je een drietal stappen overlopen.

STAP 1: Wie is betrokken? Zit samen met de mensen die verantwoordelijk zijn voor de communicatie en maak een lijst met alle mensen waarmee je zult moeten communiceren. Aan de hand van een kleine brainstorm zul je als snel tot een relatief volledige lijst komen.

STAP 2: Wanneer moet er gecommuniceerd worden? Maak nu een tweede lijst met de sleutelmomenten. Dat zijn de momenten dat de betrokkenen geïnformeerd moeten zijn of worden. Denk maar aan een uitnodiging voor het feest, het samenkomen met ouders omwille van problemen met hun kinderen, … Opnieuw probeer je een zo volledig mogelijke lijst samen te stellen.

STAP 3: het communicatierooster Nu stel je je rooster op. Zet op de ene as alle groepen die je graag zou bereiken. Op je andere as zet je de verschillende sleutelmomenten. Vervolgens duid je aan wie wanneer moet geïnformeerd worden. De ouders moeten bijvoorbeeld de fuif uitgenodigd worden maar de leden niet. Op die manier overloop je het volledige rooster. Nu bekijk je per kruis hoe je die groep het best gaat informeren. Gebruik je een e-mail, ga je dit mondeling doen, via het ledenblad, … Schrijf dit in elk vak. Tenslotte zoek je overlappingen. Je wil bijvoorbeeld een brief sturen naar je oud-leden en stam om ze te informeren over het feestjaar. Dan kun je evengoed één brief maken en hen dezelfde brief opsturen.

Communicatierooster.jpg


STAP 4: gebruiken van het rooster De laatste stap is het toepassen van het rooster. Telkens wanneer er een scharniermoment plaatsvindt, zal het rooster je vertellen hoe je met wie moet communiceren. Als dat niet eenvoudig is…

Communicatiestijl

Met de FOS-huisstijl kan elke eenheid zijn eigen kleine stijl creëren zonder daarbij het FOS-gevoel te verliezen. Elke button in de nieuwe stijl draagt namelijk betekenis in zich. Je kan dus zelf je buttons kiezen en tot een betekenisvol en mooi ogend geheel weven. Meer hierover op de pagina over de Huisstijl.