Financiën

Uit FOSwiki

Algemeen

Begroting opstellen

Als je op financieel vlak niet voor onaangename verrassingen wil komen te staan, stel je best aan het begin van het jaar een goede begroting op. Een begroting is een overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven. Enkele nuttige tips:

  • Streef steeds een evenwicht tussen de inkomsten en de uitgaven na.
  • Uiteraard weet je van heel wat zaken niet hoeveel ze precies zullen kosten of opbrengen. Om te vermijden dat je met een financiële put eindigt, schat je de inkomsten best iets lager en de uitgaven iets hoger in.
  • Wees voorzichtig met het uitgeven van middelen waar je niet zeker van bent, zoals subsidies die nog niet goedgekeurd zijn of de opbrengst van een geldactie die je nog moet uitvoeren.

Eenheid-vzw

Veel eenheden hebben ook een ondersteunende vzw. Vaak hebben beide een eigen rekening, begroting en boekhouding. Het is dus belangrijk om steeds goede afspraken te maken: wie staat in voor welke inkomsten en uitgaven, wat gebeurt er met spaargeld, ...?

Kasboek bijhouden

Om ervoor te zorgen dat je je ook aan je begroting houdt, is het noodzakelijk om gedurende het jaar een goede boekhouding bij te houden. Je duidt best een penningmeester aan die hiervoor verantwoordelijk is. Deze persoon houdt het kasboek bij en waakt erover dat iedereen zich aan de begroting houdt.

Je kan de boekhouding bijhouden in een papieren kasboek of een rekenblad op de computer. Om het overzicht te kunnen bewaren is belangrijk dat je de inkomsten en uitgaven (zowel cash als via de bankrekening) onmiddellijk in het kasboek noteert. Bewaar ook alle bewijsstukken (rekeningetjes, facturen, toegangstickets, vervoerbewijzen, ...).

Als je de boekhouding goed structureert (zie kostenposten hierboven), heb je nadien een zeer goed overzicht van de jaarlijkse financiën. Je kan op die manier snel achterhalen waar er te veel geld buitengaat of te weinig binnenkomt en wat de werkelijke kost is van bepaalde dingen. Dat is een belangrijke bron van informatie voor volgende jaren.

Een bankrekening

Wanneer je eenheid een nieuwe rekening opent of wanneer jullie de volmachten veranderen, dan kan het bankkantoor vragen om 'statuten'. Wanneer je de rekening opent op naam van een vzw (jullie steuncomité of iets dergelijks) dan gebruik je hiervoor de statuten van die vzw. Wanneer je echter een rekening wil openen op naam van de eenheid zelf (de feitelijke vereniging) dan heb je geen statuten ter beschikking.

Omdat banken deze feitelijke verenigingen ook goed willen kunnen identificeren (leiding komt en gaat, maar de rekening en het geld blijven bestaan) geven banken vaak zelf een formulier mee waarop je allerlei gegevens moet invullen. Omdat die formulieren niet altijd even duidelijk zijn - of te omvangrijk - ontwikkelde de jeugdwerksector, in samenwerking met Steunpunt Jeugd en de banksector, een eenvoudiger formulier. Je vindt het formulier op de FOS-site. Indien nodig kan het Landelijk Secretariaat je ook een document bezorgen dat je erkenning als eenheid van FOS Open Scouting staaft.

Financieel gezond

Inkomsten

Lidgelden

Financiële acties

Geldacties

Belastingvrije giften

Belastingvrije giften

Sponsoring

Sponsoring wil zeggen dat je geld/materiaal/voordelen krijgt in ruil voor een concrete tegenprestatie. Spreek altijd eerst af hoever jullie hierin willen gaan:

  • Welke tegenprestatie vinden jullie aanvaardbaar: een advertentie in je ledenblad is iets helemaal anders dan een scoutshemd vol geborduurde logo's.
  • De tegenprestatie houdt meestal in dat je op één of andere manier reclame maakt voor het bedrijf. Beslis dus eerst voor welke bedrijven jullie reclame willen maken.

Neem inkomsten van sponsoring nooit op in je begroting vooraleer je zeker bent dat het bedrag ook echt zal binnenkomen. Gebruik de inkomsten van sponsoring daarom bij voorkeur voor extraatjes.

Subsidies

Uitgaven

Andere