Kampfinanciën

Uit FOSwiki

Deze pagina is een onderdeel van de pagina Op kamp.
Je kan er verder doorklikken naar allerhande praktische kampinformatie.


Kampbegroting

Als je op financieel vlak niet voor onaangename verrassingen wil komen te staan, stel je best op voorhand een goede kampbegroting op. Een begroting is een overzicht van de geschatte inkomsten en uitgaven. Streef steeds een evenwicht tussen de inkomsten en de uitgaven na. Uiteraard weet je van heel wat zaken niet hoeveel ze precies zullen kosten of opbrengen. Om te vermijden dat je met een financiële put eindigt, schat je de inkomsten best iets lager en de uitgaven iets hoger in. Wees voorzichtig met het uitgeven van middelen waar je niet zeker van bent, zoals subsidies die nog niet goedgekeurd zijn of de opbrengst van een geldactie die je nog moet uitvoeren.

Mogelijke uitgaven

Kampvervoer

Het vervoer naar de kampen van het materiaal en de kinderen is een van de zwaarste posten van het budget. Zoek dan ook naar de goedkoopste oplossing zonder daarbij de efficiëntie te vergeten. Een combinatie met andere FOS-eenheden of jeugdgroepen om 1 reis uit te sparen door af te spreken om op jouw vertrekdag en hun aankomstdag dezelfde busfirma te boeken. Persoonlijk vervoer: niet steeds beroep doen op dezelfde ouders.

Huur terrein of gebouw

Het huren van een kamplocatie wordt steeds duurder. Neem dus niet zomaar de prijs van vorig jaar over en vergelijk hoeveel je toen voor je kamplocatie betaalde.

Afschrijving materiaal – herstelling materiaal

Kampeermateriaal raakt beschadigd of verslijt door gebruik. Over een lange termijn zal een gedeelte van het materiaal moeten vervangen worden wat steeds enorme financiële offers vergt. Daarom reken je best ook afschrijvings- of herstelprijsfactor mee in de kampprijs. Neem deze factor echter niet langs de hoge kant, anders krijg je een kampprijs met astronomische cijfers.

TIP
Jonge eenheden kunnen twee opties nemen in verband met patrouille- en seniortenten. Ofwel beroep doen op de tentenuitleendienst kampeermateriaal van de Vlaamse Gemeenschap en/of andere eenheden en de tenten ontlenen met het risico niet steeds het gevraagde te krijgen. Ofwel eigen tenten aankopen en dit spreiden over een lange termijn. Een combinatie van beide opties is meestal te verkiezen. Vaak heeft de uitleendienst voldoende patrouilletenten om uit te lenen, koop dan zelf een seniortent en materiaal om (vuur)shelters te bouwen.

Voeding

Bij heel wat winkeliers en handelaars kan je een korting krijgen.

Mogelijke inkomsten

Kampgeld

Bij het berekenen van de kampprijs moet men naast de verschillende posten die elk jaar opnieuw voorkomen ook rekening houden met een aantal veranderlijke factoren. Welke zijn deze veranderlijken?

  • Aantal deelnemers

Het is belangrijk tijdig het aantal deelnemers te kennen. Laat de ouders een schriftelijke bevestiging van deelname doorsturen. Hou rekening met het onregelmatig bijwonen van vergaderingen tijdens de maand juni. Geef een uiterste datum van inschrijving door. Hoe hoger het aantal deelnemers, hoe lager de kostprijs en dus hoe lager de kampprijs zal zijn.

Gemeente

De meeste gemeenten geven op een of andere manier ondersteuning voor je kamp. Enkele voorbeelden:

  • uitlenen van kampmateriaal
  • vervoer van kampmateriaal
  • subsidies voor kampvervoer
  • kampsubsidies
  • ...

Maak gebruik van deze mogelijkheden. Vraag op je gemeentelijke jeugddienst hoe je de ondersteuning moet aanvragen en wat de voorwaarden zijn. Als je vindt dat je gemeente onvoldoende ondersteuning biedt, kan je dit via de gemeentelijke jeugdraad aankaarten.

Financiële acties

Om je kampprijs te drukken, kan je doorheen het jaar financiële acties organiseren.

Inkomsten ouderbezoekdag

Wanneer je een ouderbezoekdag organiseert, kan op de verkoop van drank en eetmalen een winst gemaakt worden. Het vraagt natuurlijk mankracht, inzet en verbeelding om dit tot een goed einde te brengen.

Model kampbudget


Inkomsten

1. Kampgelden

2. Subsidiëring en inkomsten
2.1. Gemeentelijke subsidies
2.2. Opbrengst financiële acties
2.3. Inkomsten ouderdag


Uitgaven

1. Vervoer
1.1. Vervoer deelnemers (heen en terug)
1.2. Vervoer materiaal (heen en terug)
1.3. Verplaatsingen op kamp

2. Materiaal
2.1. Aankoop nieuw materiaal
2.2. Herstellingen materiaal
2.3. Huren materiaal (bv. tenten)
2.4. Aankoop spelmateriaal
2.5. Aankoop en/of huren E.H.B.O.-materiaal
2.6. Aankoop en/of huren pionierhout

3. Terrein en/of gebouw
3.1. Voorschot huur
3.2. Huurprijs (-voorschot)
3.3. Water
3.4. Elektriciteit & gas
3.5. Afval

4. Voeding
4.1. Aankoop vỏỏr het kamp
4.2. Aankopen op kamp

  • bakker
  • slager
  • kruidenier
  • andere


5. Activiteiten
Zwembad, uitstap, ...

6. Communicatie
6.1. Drukwerk-briefwisseling
6.2. Telefoon

7. Verzekeringen

Bedenkingen

1. Deze lijst van uitgaven en inkomsten is slechts een voorbeeld waar je kunt naar teruggrijpen als basis voor je eenheid. Elke eenheid heeft een persoonlijke visie op deze budgettering. De visies van andere eenheden zijn dikwijls een bron van nieuwe ideeën en mogelijkheden.

2. De totaalafrekening na het kamp moet samen met het budget aanleiding geven tot conclusies naar het voorbije kamp, maar zeker ook naar het volgende kamp.

Factoren zoals:

  • onvoorziene prijsschommelingen
  • slechte afspraken
  • sterke prijsverschillen tussen handelaars ter plaatse of tussen kamp en thuis
  • te veel verplaatsingen door slechte coördinatie
  • te ...

komen op deze wijze zeker tot uiting.

3. Schade veroorzaakt aan het materiaal door onvoorzichtigheid of onvoldoende voorzorgsmaatregelen kunnen een sterk negatieve invloed uitoefenen op het kampbudget.

4. Alle materiaal dat op voorhand kan aangekocht worden kan men aankopen

  • in gespecialiseerde winkels of magazijnen
  • tegen concurrerende prijzen

Op de kampplaats is dit meestal niet het geval en de verplaatsingen bij deze aankopen zijn ook veel groter.


Kampboekhouding

Om ervoor te zorgen dat je je ook aan je begroting houdt, is het noodzakelijk om voor, tijdens en na het kamp een goede boekhouding bij te houden. Je duidt best iemand aan die hiervoor verantwoordelijk is. Deze persoon houdt het kasboek bij, waakt erover dat iedereen zich aan de begroting houdt en maakt hierover best duidelijke afspraken met de penningmeester van de eenheid.

Je kan de boekhouding bijhouden in een papieren kasboek of een rekenblad op de computer. Om het overzicht te kunnen bewaren is belangrijk dat je de inkomsten en uitgaven (zowel cash als via de bankrekening) onmiddellijk in het kasboek noteert. Bewaar ook alle bewijsstukken (rekeningetjes, facturen, toegangstickets, vervoerbewijzen, ...).

Als je de boekhouding goed structureert (zie kostenposten hierboven), heb je nadien een zeer goed overzicht van de kampfinanciën. Je kan op die manier snel achterhalen waar er te veel geld buitengaat of te weinig binnenkomt en wat de werkelijke kost is van vervoer, voeding, kamplocatie, ... Dat is een belangrijke bron van informatie voor volgende kampen.

De kampprijs

Om het kamp voor iedereen betaalbaar te houden, denk je best goed na over de kampprijs die je zal vragen. Ga er niet automatisch vanuit dat iedereen zonder problemen het door jou bepaalde bedrag op tafel kan leggen. Enkele tips om de prijs te drukken:

SOM

Verlaag je kostprijs door gebruik te maken van Solidariteit Op Maat! Alle info vind je op de FOS-site.

Andere terugbetalingssystemen

Sommige mutualiteiten, werkgevers, gemeenten of OCMW's betalen een deel van de kampprijs terug. Om dit geld te kunnen krijgen, hebben de ouders meestal een bewijsje nodig. Soms moet je hiervoor een welbepaald formulier invullen, soms moet je zelf een formulier opmaken. Het kan nooit kwaad om iedereen standaard een deelnamebewijs te bezorgen met daarop: datum, locatie en prijs van het kamp en de naam van de deelnemer. Niet alle ouders zijn op de hoogte van deze terugbetalingsmogelijkheden. Laat hen weten dat ze dit best eens navragen en communiceer de systemen waarvan je op de hoogte bent.

Je vindt een overzicht van de verschillende terugbetalingssystemen op de FOS-site.

Fiscale aftrekbaarheid

Meer info op de FOS-site en op de pagina Fiscale aftrekbaarheid.

Een spaarsysteem

Eventueel kan je de kampprijs in stukken laten betalen. Voor ouders met een klein inkomen en/of meerdere kinderen kan het soms een oplossing zijn om de kampprijs in stukken te mogen betalen.

Zakgeld

Dit wordt over het algemeen niet verrekend in de kampprijs. Maak de ouders er op attent. Controleer het gebruik van het zakgeld. Stel een maximum bedrag voor. Te veel geld schept problemen. Een goede werkwijze en zeker bij welpen is het centraal bewaren (door een verantwoordelijke leider) van het zakgeld. Deze houdt voor elke welp de rekening van de uitgaven bij. Op deze manier beschikt elke welp, verkenner of gids over zakgeld voor de ganse duur van het kamp en is er geen gevaar voor verlies gedurende het spel.

Financiële tegenslag

Ben je tegen financiële risico’s op kamp voorzien? Kun je op een of andere manier een reserve aanspreken?

Bewaren van gelden op het kamp

  • Draag zorg voor de gelden die noodzakelijk zijn op het kamp.
  • Niet laten rondslingeren – niet achterlaten in een onbewaakt kamp.
  • Ook bij de kinderen is de zorg voor het geld belangrijk.

Meer info