Kampplanning

Uit FOSwiki

Deze pagina is een onderdeel van de pagina Kamp.
Je kan er verder doorklikken naar allerhande praktische kampinformatie.

Plannen moet je gewoon doen. Zeker als je iets groots organiseert zoals een kampgebeuren. Om je op weg te helpen probeerden we hier de planning van een scoutsjaar te suggereren aan de hand van enkele topics. Een poging dus om alles wat te bundelen wat betrekking heeft op financiën, materiaal, fourage, ouders, ... Alsook welke formulieren/documenten je allemaal wanneer dient op te sturen.

Eerste weken na het kamp

De kinderen mogen dan wel veilig terug bij mama en papa afgeleverd te zijn. Voor de leiding zit het er nog niet op. Er dient heel wat te gebeuren na het kamp.

  • Wacht niet te lang om met de leiding terug te blikken op het kamp. Evalueren is belangrijk wil je de 'foutjes' die je maakte op het volgend kamp vermijden.
  • Ook het bedanken van stoppende leiding, kookouders, truckchauffeur,... doe je best zo snel mogelijk. Eventueel zelfs nog op het kamp zelf.


Materiaal

  • Ontleend materiaal breng je zo snel mogelijk terug. Wellicht is hiervoor een moment afgesproken.
  • Het makkelijkst is om meteen na het kamp het gebruikte eenheids- en patrouillemateriaal na te zien. Als iets kapot is ontdek je het beter nu en niet op je volgende kamp.
  • Is alles gecontroleerd? Prima, nu nog gewoon terug op de vaste plek stockeren en je kan een nieuw scoutsjaar aanvangen met een opgeruimd materiaalhok.


Fourage

  • Eten bederft. De overschotten van de Fourage verwerk je dus best of deel het voedsel met nabije vervaldatum uit.


Financiën

Voor het kamp heb je wellicht een mooie kampbegroting opgesteld. Nu is het echter tijd om een financiële afrekening te maken.

  • Klopte het wel allemaal?
  • Werd er niet te veel uitgegeven?
  • Zijn er zaken waar je volgend jaar op kan besparen?


Ouders

Ga er niet vanuit dat hun kroost hen alles zal vertellen. Waar nodig is het dus aangewezen dat je hen verder inlicht over het kamp.

  • Medische info mag je zeker niet vergeten.
    • Had hun kind bijvoorbeeld tekenbeten?
    • Hoe werd die verstuikte enkel verzorgd?
  • Ook als 'hun kleine' iet mispeutert heeft op kamp mag je best eens met de ouders gaan praten. Anders vallen ze misschien in september uit de lucht als je zoon- of dochterlief eens flink moet berispen.
  • Voor alle leuke kampverhalen en foto's wacht je best nog even. Hiervoor kan je gebruik maken van een volgend moment waar je ouders ontmoet. Of zelfs speciaal iets organiseren rond het kamp (fotopresentatie-avond).


Documenten

Ben je op internationaal kamp geweest, dan is het altijd leuk om een verslagje op te sturen naar [email protected] De internationaal commissaris van FOS Open Scouting kan hiermee dan weer andere FOS eenheden helpen die een jaar later naar dezelfde regio gaan.


Periode augustus-december

In het najaar is het moment er om naast andere drukke bezigheden toch al weer wat met kampen bezig te zijn. Eénmaal de leiding zicht heeft op de hoe zij het kamp zien kunnen er beslissingen genomen worden. Niet alleen de kampperiode dient bepaald te worden. Af en toe ook eens discussiëren over de aard van het kamp is zeker leerrijk (trekkkamp - vast kamp? / eenheidskamp - takkamp / terrein - gebouw / ...).

Hou voor ogen dat je je kampplaatsen tijdig moet boeken.

    • gebouwen 2 < jaar op voorhand
    • terreinen 1 < jaar op voorhand

Voor een zomerkamp is het zeker aan te raden toch even de locatie te bezoeken. Gewoon om een eerste indruk te krijgen. Later (vb. paasvakantie) kan je nog altijd met de leidingsploeg er op uit trekken om de mogelijkheden in de buurt ten gronde te verkennen.


Materiaal

Stelde je na het kamp vast dat er materiaal kapot was, dan kan je het in deze periode herstellen.


Fourage

...


Financiën

Met de oudste takken kan je al nadenken over geldacties om de kampprijs laag te houden. Zeker als ze op buitenlands kamp gaan is dit aangewezen.


Ouders

  • Zoals eerder al aangehaald vertel je best zelf aan de ouders wat er allemaal op kamp gebeurde. Hun kroost vond het meestal allemaal tof (hopelijk toch) en konden waarschijnlijk ook nog iets laten horen over de lekkere spaghetti. Voor de details is het echter aan de leiding om hen te informeren. Dit kan op meerdere manieren.
    • Bezorg hen een speciale editie van het eenheidstijdschrift met leuke verslagjes, foto's, ...
    • Pomp de leukste foto's op jullie website.
    • Of verzamel alle ouders op een eetfestijn en koppel daar een fotopresentatie aan. Een ideaal moment trouwens om nog eens wat mensen te bedanken.
    • ...
  • Als je de kampdata (en plaats) voor volgend jaar al weet, kan je die hen best ook zo snel mogelijk meedelen (en gedurende het jaar af en toe nog wat herhalen). Zo kunnen zij ook hun zomervakantie hiernaar plannen.


Documenten

  • De aanvraag om tenten te ontlenen bij de Vlaamse tentenuitleendienst (www.uldk.be) mag je ten vroegste op 1 oktober opsturen naar hen (stuur je hem eerder op, dan sturen ze hem terug). Doe het wel zo snel mogelijk.
  • Heb je nog geen ondertekende kampeerovereenkomst, probeer die dan zo spoedig mogelijk te verkrijgen.


Periode januari-mei

De zomer begint al wat te lonken in de verte. Tijd dus om aan het kamp te denken.

  • Ga met enkele leiding op kampbezoek om de mogelijkheden van het terrein en de omgeving te bekijken.
    • Hoe deel je het terrein in? Waar slaapt welke tak?
    • Waar liggen de dichtsbijzijnde bossen? Misschien kan je al eens afspreken met de boswachter?
    • Ga je op dagtocht? Is er een leuke activiteit in de buurt? Welke weg neem je?
    • Waar laat je je verkenners slapen op tweedaagse?
  • Tijd ook om samen met alle leiding en leden het kampthema te bepalen.
  • En hierna kan je al stillaan beginnen met het uitwerken van een kampprogramma. Begin van groot naar klein. Buig je eerst over een gevarieerd schema, en begin dan pas bosspelen in detail uit te schrijven.


Materiaal


Fourage

  • opstellen kampmenu
  • opstellen aankooplijst


Financiën

  • Budget kamp opstellen
  • kampprijs berekenen en vastleggen
  • Eventueel enkele geldacties om de kampprijs laag te houden.

Ouders

  • Nog eens kampdata (en kampplaats) meegeven. Sommigen zullen het zeker al vergeten zijn.


Documenten


Twee maand voor het kamp

OPMERKING
{{{1}}}


Materiaal

  • checken eenheids- en patrouillemateriaal aan benodigd materiaal uit Kampprogramma
  • spelmateriaal in orde stellen (of aankopen)
  • EHBO-koffer in orde brengen (of ontlenen)


Fourage


Financiën

  • innen kampgelden
  • Bekijk zeker ook met je eenheid wanneer je je ouders een fiscaal attest geeft. Ouders kunnen immers de 'opvangkosten' van hun kinderen tot 12 jaar inbrengen op hun belastingsbrief. Ook kampen en weekends van jeugdbewegingen zijn fiscaal aftrekbaar. De eenheid moet hiervoor dan wel een attest afleveren. Doe je dit bij betaling van het kamp? Na het kamp? Of bundel je alle kamp- en weekendprijzen om één fiscaal attest te geven in het begin van volgend kalenderjaar?


Ouders

  • praktische informatie doorspelen (kampnummer)
  • ouderbezoek
  • inschrijvingen regelen
  • medische fiches laten invullen


Documenten

  • verzekeringen in orde?
    • de nodige ongevalsaangiften mee
    • niet-leden laten verzekeren via FOS
    • ook verzekeringen mogelijk voor materieel, auto,…

14 dagen voor het kamp

Overloop nog eens de Kampchecklist om te zien of alles geregeld werd.