Leidingsverdeling

Uit FOSwiki

Je zult waarschijnlijk al gemerkt hebben dat elk jaar opnieuw vanaf april-mei één onderwerp steeds vaker aan bod komt: “In welke tak wil jij volgend jaar staan? Bij wie wil je zeker niet staan, bij wie zeker wel?” In juli of augustus worden deze vragen beantwoord tijdens de leidersverdeling. De manier waarop dit gebeurt, verschilt van eenheid tot eenheid. Soms heeft de eenheidsleiding al beslist wie waar zal staan, soms krijgen de luidste roepers hun zin, soms wordt er eindeloos vergaderd tot er iemand ‘plooit’,...

Omdat de leidersverdeling het belangrijkste moment van het jaar is, denken we dat het van veel doorzicht getuigt om er voldoende tijd voor uit te trekken. Een evenwichtig verdeelde leidersploeg vergroot immers de slaagkansen van elke tak gedurende de rest van het jaar.

Twee zaken worden vaak over het hoofd gezien bij de leidersverdeling:

  • Op de Wikipagina Teamwork in de leidingsploeg werd al gesproken over de teamrollen van Belbin. Belbin, en wij met hem, is ervan overtuigd dat een goed team een divers team is. Dit is dus iets anders dan een team waar de beste vrienden samen in een tak zitten. Niemand heeft namelijk zelf alle kwaliteiten om een tak optimaal te laten draaien. Het is echter wel mogelijk om een leidersploeg samen te stellen die als groep alle nodige kwaliteiten in huis heeft.
  • Binnen een tak en een eenheid zijn er een aantal functies te verdelen. Er zijn leiders, takleiders er is een eenheidsleider. Niet iedereen is even geschikt om elke functie uit te oefenen. Zet je beste man of vrouw op de beste plaats. Ga niet licht over de vraag wie takleider moet worden. Hij/zij is verantwoordelijk voor het draaien van de tak en de opvolging van de (nieuwe) leiding in die tak. Denk maar aan de Garnalen en Kameleons die Tijgers moeten worden (zie ook Teamwork in de leidingsploeg). Een eenheidsleider moeten kunnen rekenen op zijn takleiders moet ze volledig kunnen vertrouwen. Verkies niet zomaar iemand, maar verkies de meest bekwame!

Het lijkt waarschijnlijk allemaal gemakkelijker gezegd dan gedaan. De vraag blijft natuurlijk hoe je dit cruciale moment in je eenheid aanpakt. Hieronder vind je een mogelijk scenario voor een leidersverdeling.

Jaarlijks een moeilijke puzzel?

Elk jaar opnieuw is het zo ver. Zo vanaf de periode april/mei steekt één onderwerp steeds vaker de kop op: “In welke tak wil jij volgend jaar staan? Bij wie wil je zeker niet staan, bij wie zeker wel?” Toch is het nog een tijdje wachten tot (eind) juli of augustus vooraleer de vragenstellers een antwoord krijgen. Dan is de leidingsverdeling immers achter de rug.

De manier waarop deze leidingsverdeling gebeurt, verschilt van eenheid tot eenheid. Soms beslist de eenheidsleiding wie waar zal staan, soms krijgen de luidste roepers hun zin, soms wordt er eindeloos vergaderd tot er iemand ‘plooit’,...

Maar meer nog wordt de verdeling doordacht aangepakt. Terecht, voor een leid(st)er is het immers het belangrijkste moment van het jaar. Het getuigt dus van veel doorzicht om er voldoende tijd voor uit te trekken. Een evenwichtig verdeelde leidersploeg vergroot immers de slaagkansen van elke tak gedurende de rest van het jaar.

Doel van leidersverdeling

Wat is nu het doel? Afhankelijk van de persoon aan wie je deze vraag stelt kan je een ander antwoord krijgen. De belangen van heel wat betrokkenen zijn immers divers. Een ouder wil dat er een verantwoordelijk iemand de nodige aandacht aan zijn of haar kind schenkt. Een senior die in leiding stapt wil misschien net proberen bij zijn vriendjes te blijven. De kinderen willen allemaal bij leid(st)er X staan, want dat is een toffe. En jij als EL wil misschien vooral dat er bij elke tak een ervaren takleid(st)er staat die je ten volle kan vertrouwen.

Wat is het doel dan wel? Het einddoel van scouting is en blijft je leden een zo’n goed mogelijk activiteitenaanbod voorschotelen. Een evenwichtige en goed doordachte leidingsverdeling is hiervoor een heel belangrijke voorwaarde. Belangrijker dan bijvoorbeeld de hoeveelheid aangekocht spelmateriaal.

Bij een leidingsverdeling moet je met ander woorden vertrekken van je leden. Aan welke leidingsploeg heeft welke tak nood om de leden een zo’n kwalitatief mogelijk activiteitenaanbod aan te kunnen bieden? Dit is de belangrijkste vraag die iedereen zich moet stellen.


mogelijke definitie doel?

Coherente, optimale leidersteams van Bevers/Zeehonden tot Seniors, met oog op de goede, kwalitatieve werking en de toekomst van de eenheid.

Wie zijn de belanghebbenden bij een leidersverdeling?

En wat verwachten ze?

De kinderen

  • gemotiveerd leidersteam
  • ervaren leidersteam
  • diversiteit in de activiteiten
  • minstens 1 vertrouwenspersoon
  • complementariteit van het leidersteam
  • Zowel een mannelijk als vrouwelijk aanspreekpunt

De ouders

  • ervaring in het leidersteam
  • informatie vanuit het leidersteam

Leiding

  • motivatie
  • goede leiding
  • kans op ervaring

Eenheidsleiding

  • hebben belang bij een leidersteam dat inspeelt op de verschillende partijen inspelen
  • belang van een goed draaiende tak
  • Gevormde leiding & animators, hoofdanimators, instructeurs


Allemaal samen vormen zij de eenheid. Bij een leidersverdeling hou je dus best rekening met al deze belanghebbenden. Gelijklopende belangen trachten combineren met tegenstrijdige belangen is geen evidentie. Alle partijen hebben baat bij een win- win situatie.

Voorbereiding van de leidersverdeling

  • Wanneer begin je met de voorbereiding?
  • Zijn er gesprekken, info op voorhand nodig?
  • Welke methodiek/aanpak ga je gebruiken?
  • Spreek je op voorhand regels af?
  • Benodigd materiaal
  • Wie betrek je?
  • ...

Dé beste aanpak bestaat niet

Elke eenheid is anders. Niet alleen de grootte van een eenheid kan een manier van aanpak bepalen. Ook de wijze waarop een eenheid aan scouting doet kan bepalend zijn. Elke methode die je hanteert heeft zeker zowel zijn voor -als zijn nadelen. Aan jou om de afweging te maken en de manier te zoeken die het best bij je eenheid past.

Kies voor inspraak!

Je kan met één of enkele personen de leidingsverdeling opstellen. Als EL kan je op die manier snel en efficiënt – zelfs vanachter je PC – leid(st)ers over takken verdelen. Dit kan echter niet de bedoeling zijn. De leidingsverdeling is een taak van de voltallige eenheidsraad. En op deze manier heeft een leid(st)er geen inbreng. Het kan dan achteraf nog al eens ‘ontploffen’.

De voorkeur gaat uit naar een zo democratisch mogelijke werkwijze. Idealiter kan je in alle openheid de verdeling met iedereen samen op een eenheidsraad maken. Een nadeel is dat deze werkwijze omslachtig kan zijn. Dit weegt echter niet op tegen het participatieproces van zo’n gezamenlijke beslissing.

Hoef je meteen alles in grote groep te bespreken? Nee, er zijn ook nog tussenmanieren mogelijk (eerst in kleine groepjes bijvoorbeeld). Het is echter belangrijk om er voor te zorgen dat iedereen een volwaardige inbreng heeft

TIP: LET OOK OP DE ‘STILLE’ LEID(ST)ER Als EL moet je er voor zorgen dat iedereen zijn zegje kan doen. Niet iedereen is even mondig. Net als op ‘gewone’ eenheidsraden let je er best op dat ook de mening van de ‘stille’ leid(st)ers aan bod komt.


Maak vooraf goede afspraken

Het is heel belangrijk om voor je het proces start heldere afspraken te maken met alle betrokkenen. Dus zowel leid(st)ers als seniors die de leidingsploeg zullen vervoegen. Zo is het voor iedereen duidelijk waar ze zich aan mogen verwachten.

Je kan over verschillende aspecten afspraken maken. Zowel over hoe het volledige proces zal verlopen, over een aantal interne regels die jullie je m.b.t. de verdeling willen opleggen als over de uiteindelijke eenheidsraad waar de knopen worden doorgehakt.

Het proces

...

  • Rol EL
  • Aanpak

Welke houding verwachten we bij de leidersverdeling?

  • Benadruk het belang van openheid tijdens de discussies. Geef goede feedback aan elkaar.
  • Ik wil enkel bij de seniors staan! Ik wil enkel bij Annelies staan! Om je leidersverdeling alle kansen te geven mag je nooit meegaan met iemand die de boel blokkeert. Benadruk in zo een geval dat de goede werking van de eenheid belangrijker is en van de openheid belangrijker is dan de persoonlijke wensen van de leiding.
  • Sta niet toe dat er communicatiestops gebruikt worden.
  • Een neutrale en goede moderator is van cruciaal belang bij de leidersverdeling. Dit kan de eenheidsleider zijn als hij reeds verkozen is, op voorwaarde dat hij niet zelf betrokken is bij een tak. Indien je niet de juiste persoon in je eenheid vindt aarzel dan niet om externe hulp te zoeken; oud-leiding, iemand waar een goed contact mee is, hulp van TRAVO,…
  • ...

Interne regels

...

  • Kunnen er koppeltjes in één tak zitten?
  • Wat met broers/zussen?
  • Nieuwe leiding niet bij oudste takken

De beslissende eenheidsraad zelf

...

  • Aanwezige partijen (Meestal zullen noch de kinderen, noch de ouders aanwezig zijn op een leidersverdeling. Het is dus belangrijk dat ook hun belangen behartigd worden.)
    • (A)EL
    • Leiding (inclusief enkele stamleiding of 1 à 2 vertegenwoordigers stam)
    • Al dan niet de overkomende seniors
  • Verloop vergadering
  • GSM’s uit
  • Niet roepen
  • Zware lever, niet in de groep, ga even met een (A)EL naar buiten

Hou het neutraal!

Een leidingsverdeling kan voor sommigen een emotionele bedoening zijn. Het is echter de rol van een eenheidsleid(st)er om de zaken zo objectief mogelijk te proberen benaderen. En dit telkens met het doel voor ogen (een kwalitatief scouting-aanbod voor de leden).

BELANGRIJK! PLOOI NOOIT VOOR CHANTAGE Sommige leid(st)er zullen proberen om de groep hun wil op te dringen met allerhande – vaak emotionele – argumenten. Heel bekend klinkt wellicht “Als ik niet in die tak kan staan, dan stop ik er mee.” Of ze willen net bij hun beste vriend(in) blijven. Of net helemaal niet bij iemand in leiding staan. Soms wordt zo’n argument even voor een eenheidsraad bij de EL wordt geponeerd. Ga echter nooit op in op dergelijke eisen. Laat duidelijk verstaan dat de eenheidsraad samen zal proberen om tot een zo goed mogelijke verdeling te komen. En doe vooral geen beloftes.

De nuchtere cijfers

Ten laatste bij de aanvang van de eenheidsraad zou je zowel moeten weten met hoeveel leid(st)ers je eenheid het volgend jaar aanvangt. Evengoed kan je dan een inschatting maken van het aantal leid(st)ers die minimaal nodig zullen zijn bij een tak.

Beter nog is om op de eenheidsraad samen met iedereen deze oefening op een groot blad te houden. Zo is iedereen mee waarom er bij de welpen nu net 5 en bij de seniors maar 2 leid(st)ers moeten staan.

TE WEINIG LEID(ST)ERS Eigenlijk zou je op dit punt niet meer mogen vast stellen dat er te weinig leid(st)ers zullen zijn om het werkjaar in te zetten. Gebeurt dit toch, of zag je het al aankomen maar bracht je leidingszoektocht geen zoden aan de dijk, dan zal de eenheidsraad eerst andere harde keuzes moeten maken vooraleer de leidingsverdeling aan te vatten. Keuzes zoals het al dan niet schrappen van de bevertak. Of het samenvoegen van twee takken tot één tak. …

Objectieve criteria

Doel: de regels vastleggen en het kader scheppen voor de leidersverdeling.

Deze fase is belangrijk omdat je hier een aantal praktische afspraken maakt, die het kader zullen vormen van de leidersverdeling. Je legt een aantal objectieve criteria vast over het resultaat van de leidersverdeling, bvb. de man-vrouwverhouding. Neem opnieuw een aantal bladen en houd een brainstorm rond volgende thema’s:

Wat is belangrijk voor een tak?

  • Hoeveel jongens/meisjes moeten er in een bepaalde tak zitten?
  • Wat met continuïteit? Kijk niet alleen naar dit scoutsjaar, maar ook naar de toekomst. Als de beverleiding volledig bestaat uit leiding die al meer dan drie jaar bij de Bevers staat, dan kan het wel eens gebeuren dat ze volgend jaar allemaal nood hebben aan een nieuwe uitdaging.
  • Heel geëngageerd of net minder?
  • Wat doe je met de Seniors? Vullen zij de gaten, geef je hen de kans om in te groeien, … Een gezond principe is om de Seniors als extra te beschouwen. Als de tak kan gedragen worden door de ‘oude’ leiding hebben zij het meest kans om alle facetten van het leidinggeven rustig te leren kennen.
  • Hoeveel leiding is er nodig per tak? Hoeveel leiding per hoeveel kinderen?
  • Welke langetermijndoelstellingen wil je bereiken?
  • Verantwoordelijke en zottte leid(st)ers
  • ...


Verschillende manieren van aanpak

Er zijn een aantal mogelijkheden om de soms moeilijke puzzel op te lossen:

  • Er is één persoon die de puzzel maakt
  • Er zijn enkele personen die de puzzel maken
  • Iedereen puzzelt samen

Elke methode heeft zijn voor -en zijn nadelen. Even wel opteert FOS voor de meest democratische werkwijze, namelijk die werkwijze waarbij iedereen inspraak heeft. Natuurlijk zal die werkwijze wel omslachtiger zijn dan die waar één iemand de beslissing maakt en de rest zich hier maar naar hoeft te schikken.

Verschillende functies en takken, verschillende kwaliteiten

Doel: de verschillende takken en functies koppelen aan de kwaliteiten die nodig zijn om deze functie te beoefenen of in die tak te staan.

Lijst alle mogelijke kwaliteiten op. Inspiratie vind je in een brainstorm of in het Kwaliteitenspel . Elke kwaliteit schrijf je op een geel kleefbriefje.

Tabeleigenschappen.jpg

Vervolgens teken je op een groot blad papier verschillende personen; een leider en een takleider. Op een ander blad teken je een Bever, Welp,...,Senior.

Verdeel de kwaliteiten over deze personen. Gebruik elke kwaliteit maximum één keer. Je zal dus moeten kiezen welke kwaliteit het beste past bij elke functie of tak. Daarna groepeer je de kwaliteiten. Enerzijds zijn er de wenselijke, anderzijds de noodzakelijke kwaliteiten. Een noodzakelijke kwaliteit is een kwaliteit die je zeker nodig hebt in die tak of functie. Bij een wenselijke kwaliteit is het een pluspunt als je ze hebt maar het hoeft niet.

Leiders.jpg

Hierboven zie je een voorbeeld van noodzakelijke kwaliteiten van een eenheidsleider, een leider en een takleider. Opgelet, welke kwaliteiten bij een bepaalde functie horen en of ze noodzakelijk of wenselijk zijn kan verschillen van jaar tot jaar en eenheid tot eenheid.

Criteria

Waarover dient een leidersteam, idealiter, te beschikken om een tak vlot te laten draaien (met oog op de leidersverdeling)?

Ervaring

Leid(st)ers die één (of meerdere) jaar(tjes) ervaring hebben met de specifieke tak. Leiding die de leefwereld van de betreffende tak goed kent en weet hoe daarop in te spelen. Leiding die ervaring heeft met organiseren en programmeren. Leiding die in staat is om nieuwe leiding op te vangen, te ondersteunen en hun ervaring doorgeven. =>Ervaring in de leidersploeg (teamsamenstelling)

Jong bloed/vers volk

Leiding die voor het eerst zal functioneren binnen een specifieke tak (overkomende seniors, doorschuivende leiding, nieuwe leiding). Ze hebben immers vaak frisse ideeën, zijn enthousiast en gaan vol goede moed een leerproces tegemoet. Je zorgt er best voor dat er sprake is van enige ‘afstand’ tussen jonge leiding en leden. Leiding moet immers in staat zijn om ook het overzicht over een groep te kunnen behouden, dat wil zeggen dat ze zich, indien nodig, boven de groep moeten kunnen zetten. Jonge, beginnende leiding zet je bv niet bij VG/ Juniors als er andere mogelijkheden zijn.

Indien beide aspecten aanwezig zijn en alles loopt vlot (goede samenwerking) staat dit garant voor een goede en positieve leidersdoorstroming. Dit is belangrijk voor de toekomst van de eenheid.

=>Fris bloed (teamsamenstelling)

Verschillende persoonlijkheden

Je hebt mensen nodig die knopen kunnen doorhakken, die de leiding kunnen nemen, die gezag hebben over een groep. Evengoed heb je mensen nodig die creatief zijn, veel fantasie hebben, vertrouwenspersonen, … Eigenlijk moet je als leidersteam over heel wat kwaliteiten beschikken (liefst verdeeld over meerdere persoonlijkheden). Het geeft een extra dimensie aan een team als al die verschillende leid(st)ers met eigen persoonlijkheden een coherent leidersteam kunnen vormen. =>Diverse karakters/persoonlijkheden(individuele eigenschap+teamsamenstelling)

Zowel mannelijke als vrouwelijke leiding

Met oog op coëducatie. Met oog op de leden. =>Verschillende geslachten (teamsamenstelling)

Streven naar een evenwichtige verdeling tussen leiding en leden

Met 10 leid(st)ers voor 15 welpen staan zou immers nogal bedreigend overkomen, net zoals 1 leidster het serieus lastig zou hebben met dertig welpen. Te weinig of te veel leiding voor een tak brengt heel wat gevaren met zich mee. Als het dan echt niet anders kan, is het goed om rekening te houden met die gevaren zodat je erop kan inspelen.

Voldoende samenwerkingsvermogen

Een goed leidersteam is bereid om samen te werken en kansen te geven aan elkaar. Een open sfeer en regelmatige evaluaties kunnen hierbij zeker helpen. =>samenwerking (teamsamenstelling)

Capaciteit

De leiding moet voldoende capaciteit hebben om voor een specifieke tak te staan. Een leid(st)er is het liefst daadwerkelijk in staat om naar behoren leiding te geven, rekening houdende met de verschillende verantwoordelijkheden die daarbij komen kijken. =>Capaciteit hebben om bij die tak te staan (individuele eigenschap)

Motivatie

Gemotiveerde leiding die het zit zitten om er samen een scoutsjaar lang keihard in te vliegen en het beste ervan te maken met oog op kwaliteit. =>motivatie (individuele eigenschap)

Tijd

Vanzelfsprekend moet de leiding voldoende tijd kunnen maken voor hun tak. Ze nemen immers het engagement om hun een jaartje hard in te zetten voor de tak. =>aanwezig kunnen zijn (teamsamenstelling)

Gevormde leiding

Leiding die beschikken over het attest animator- hoofdanimator- instructeur kunnen zeker en vast een meerwaarde geven aan een tak/ eenheid. Ook leiding die bereid is om zich regelmatig bij te laten ‘vormen’ geven een meerwaarde.

...
...


Op naar een evenwichtige verdeling

Doel: een evenwichtige leidersverdeling bekomen waarbij elke tak een winnend team krijgt! Geef iedereen de tijd om voor zichzelf na te denken waar hij wel en waar hij zeker niet moet staan in het schema. Vraag hen rekening te houden met de vorige oefeningen. Wat zijn hun kwaliteiten en wat heeft een bepaalde tak nodig? Vervolgens bespreek je dit in groep. Iedereen komt één voor één aan bod. Indien er onduidelijkheden zijn, wordt er extra uitleg gegeven. Vervolgens maakt iedereen in kleine groepjes een ideale leidersverdeling. Opnieuw moet er rekening gehouden worden met de vorige stappen en met de inbreng van de leiding. Met al deze informatie kun je aan de slag gaan. Overloop de schema’s. Als er een schema tussen zit waar iedereen zich kan in vinden, dan is de leidersverdeling afgelopen. Als dat niet zo is, dan kun je aan de hand van de andere schema’s misschien tot een oplossing komen. Blijf rekening houden met de vorige stappen en bewaak de sfeer van openheid. Benoem zo duidelijk mogelijk waarom Ree en Indri niet samen kunnen zitten, waarom Ram takleider zou moeten zijn, waarom Ekster beter niet meer bij de Bevers staat. Zit je op een bepaald moment opnieuw vast, ga dan terug in groepjes zitten. Elk groepje zoekt opnieuw een oplossing. Daarna worden deze opnieuw besproken in groep. Zit je echt volledig vast? Dan is het misschien nuttig om het allemaal een weekje uit te stellen en er met een fris hoofd later opnieuw tegenaan te gaan.

Doen !!!

Het lijkt misschien een omslachtige manier om een leidersverdeling te maken maar het biedt je wel een aantal kansen die je anders niet zou hebben:

  • Je krijgt een leidersverdeling die samengesteld is op basis van de kwaliteiten en niet op basis van vriendjes – geen vriendjes.
  • De noden van de tak en van de eenheid krijgen een grotere waarde in de discussie.
  • Het biedt je de kans om in elke tak een complementair team samen te stellen.
  • ...

Evaluatie van de leidersverdeling

  • Wanneer evalueren?
  • Hoe evalueren?
  • De leidersverdeling aanpassen tijdens een scoutsjaar?