Ouderparticipatie bij welpen

Uit FOSwiki

(Doorverwezen vanaf Ouderparticipatie)

Het waarom van ouderparticipatie?

Ouders zijn meestal erg begaan met hun kinderen. Wat houdt hen bezig buiten huis? Wat zijn hun hobby’ s, wie zijn hun vriendjes? Hoe gaat het op school?
Veel ouders vinden het leuk en interessant om te weten wat hun kinderen eigenlijk allemaal uitspoken in de scouts.
Door hun eigen bezigheden hebben ouders soms weinig tijd om zich te informeren over de scouts van hun kinderen. Ze appreciëren het dan ook als leiding zelf de stap zet om eens een babbeltje te slaan met hen.

Door ouders beter te leren kennen kom je vaak heel wat meer te weten over hun kinderen. Zo kan je dan misschien beter en efficiënter met die kinderen omgaan.

Het contact met ouders kan nog andere leuke zaken opleveren:
Zo zal men via de ouders niet alleen nuttige info over je kinderen te weten komen, maar even goed over de ouders zelf.
Misschien is de vader van Igor wel een trucker die niet neen zegt om kampmateriaal naar de bestemming te voeren. Of is de mama van Anouchka huisdokter die maar wat graag eens kampdokter wil zijn.
Als je eenheid van plan is om een nieuw lokaal te bouwen zijn er vast en zeker een hele boel ouders die goede raad hebben, financieel willen steunen of zelfs een handje toe steken!

Ouderparticipatie bij de Welpen

Hoewel de welpen al iets ouder zijn dan de Bevers- Zeehonden spelen ook hier de ouders nog een grote rol in de beslissing dat hun kind(eren) al dan niet naar de scouts komen. Het blijft dus belangrijk ze hiertoe te overtuigen. Dit doe je niet enkel door een kwalitatief en fijn programma aan je welpen aan te bieden, maar ook door de ouders hiervan te overtuigen, ze erin te betrekken etc. Een goede informatie, geruststelling en dergelijke meer zijn bij de welpentak voor alle partijen noodzakelijk.


Hoe kan je nu die ouders gaan betrekken bij scouting?

Of je nu leid(st)er bent bij de Bevers- Zeehonden, de Welpen, de JVG’s- Aspiranten, De VG’s- Juniors of moderator bent van de Seniors, er zijn eigenlijk vele mogelijkheden om de ouders eens vast te klampen en een goed beleid uit te stippelen betreffende ouderparticipatie. Hieronder vind je enkele toffe activiteiten om deze te bevorderen.


Een info- avond voor de ouders/ een oudercontact

Een info- avond wordt meestal georganiseerd voor alle ouders van de kinderen in een tak.
Zoals het woord zelf zegt is het een moment waar info wordt gegeven aan ouders. Deze info kan heel algemeen tot heel concreet zijn.
Algemeen kan je het hebben over je tak binnen de eenheid. Van daaruit kan je dan steeds dieper ingaan op bepaalde aspecten.
Een heel concrete info- avond is bijvoorbeeld soms nodig om de kinderen en ouders op de hoogte te brengen van het wat, waar, wanneer en waarom van het jaarlijkse zomerkamp.

Zo een infomoment bereid je best goed voor, zowel praktisch als inhoudelijk:

• Praktisch:
Qua timing neem je het liefst een datum en uur waarop je zoveel mogelijk ouders kan bereiken. Het meest voor de hand liggende moment voor zo een info- avond is bij aanvang van een nieuw scoutsjaar en ergens voor het jaarlijkse zomerkamp.

Het is bovendien bevorderlijk voor de sfeer om een hapje en een drankje aan te bieden. Over sfeer gesproken; je kan bijvoorbeeld je lokaal op een bepaalde manier inkleden, een muziekje voorzien, foto’ s aan de muren hangen, een leuke act voorbereiden met je leden enz.

• Inhoudelijk:
Weet goed voor jezelf wat je wanneer vertelt. Zorg voor een goede opbouw en structuur.

Hieronder vind je een voorbeeld van zo een info- avond:

Info- avond van de aspiranten van het 666e De Tasmaanse Duivels

De info- avond vindt plaats in het lokaal van de aspiranten en start om 19h00.
De ouders en de aspiranten komen binnen. Ze krijgen een hapje en een drankje aangeboden en kunnen rustig rondkijken in het lokaal. Vooral de foto’ s worden goed gesmaakt.

Rond 19h10 wordt iedereen van harte welkom geheten. Je licht kort het verloop van de avond toe (eventueel al opgeschreven op een groot blad, een white board, geprojecteerd etc.).

9. Entree
10. Verwelkoming
11. Voorstelling van de leidersploeg
12. Voorstelling van FOS
13. Voorstelling van de eenheid
14. Voorstelling van de welpentak binnen de eenheid
15. Vragenrondje
16. Bedanking
17. Barmoment

De voorstelling van de leidersploeg kan je bijvoorbeeld laten gebeuren door de aspiranten. Ze kennen immers genoeg leuke anekdotes en tevens kom je zo eens te weten hoe zij jullie zien.
Bij het voorstellen van FOS , je eenheid en de tak is het belangrijk dat je structureel te werk gaat. De 5 W’s (Wie, wat, waar, wanneer en waarom) kunnen je hierbij zeker goed helpen!
Het vragenrondje biedt ouders de kans om op bepaalde zaken dieper in te gaan.
Vergeet de bedanking niet en het barmoment is leuk om nog een informele babbel te doen met de ouders. Bovendien komen er misschien nog vragen die niet werden gesteld in de grote groep.

Zo een info- moment kan dus zeker zijn vruchten afwerpen, evenwel ga je waarschijnlijk niet alle ouders bereiken met zo een activiteit. Indien je sommige ouders absoluut wel wil ontmoeten voor welke reden ook, dan zijn er nog altijd de huisbezoeken…

Huisbezoeken

Als leidersploeg kan je een huisbezoekje doen bij je gasten. Dit gebeurt vaak met dezelfde reden van de info- avond, namelijk een kennismaking met de ouders en tevens de ouders laten kennismaken met…
Waar het wederzijdse kennismaken bij info- avonden een uitgesproken algemeen karakter heeft, is dit bij de huisbezoeken natuurlijk veel individueler.

Dit heeft zeker zijn voordelen, maar ook zijn nadelen:
Het individuele karakter van een huisbezoek kan tot heel wat meer informatie leiden die misschien nuttig kan zijn voor je eenheid, je tak of de leden van die tak.
Ouders zullen meer info kunnen geven over zichzelf en hun kinderen. Bovendien hebben ze de kans om vrijuit te praten over eventuele vroegere ervaringen met de eenheid of wat dan ook.
Natuurlijk zijn er ook nadelen aan zo een huisbezoek:
Mensen kunnen het beschouwen als een indringen in de privé- sfeer. Het gesprek zal dan ook snel spaak lopen.
Je kan bijvoorbeeld ook een gesprek krijgen dat eigenlijk niet to the point is en waarmee je veel tijd verliest.

Op huisbezoek gaan is een heel intense bezigheid voor leiding en het vergt veel tijd van het team. Bij grotere eenheden zullen de jaarlijkse huisbezoeken waarschijnlijk praktisch onhaalbaar zijn.
Voor een team kan het dan eenvoudiger en tijdsbesparender zijn om enkel een huisbezoek te doen bij overkomende of nieuwe leden. Op die wijze leer je ook al de ouders kennen en hoef je niet nodig elk jaar opnieuw ‘De Ronde van Vlaanderen’ af te leggen.
Een huisbezoek kan ook zeer verhelderend zijn als je bijvoorbeeld merkt dat leden niet meer komen opdagen, of, als je vreemde dingen aan hen opmerkt of als er problemen zijn. Dergelijke huisbezoeken dienen wel omzichtig aangepakt worden.

Vanuit FOS raden we ten sterkste af dat, bij het doen van huisbezoeken, gevraagd wordt naar de betaling van de lidgelden. Het zou immers de goede sfeer en de hoofdbedoeling van zo een huisbezoek te niet doen. Bovendien is de betaling van de lidgelden iets wat per post in het begin van het jaar wordt geregeld. Indien dit niet snel gebeurd kan je dit best eerst bespreken met je eenheidsleider/ leidster of het eenheidsleidingteam.

Een infobrochure

Het is een aanrader om een algemene infobrochure te ontwikkelen. Binnenin is er plaats voor zowel algemenen als specifieke informatie. Een mooi voorbeeld van zo een infobrochure vind je hieronder.


Andere leuke ideetjes

• Als je met je leden eens een kookvergadering organiseert, kan je de ouders eventueel uitnodigen om te komen proeven. Het geeft een extra motivatie aan de kinderen om eens goed de handen uit de mouwen te steken en de ouders vinden dit meestal een zeer leuke activiteit. Het geeft hen misschien wel een bredere kijk op het praktische, het leerrijke van scouting.

• Als je beschikt over een (eenheids)bar in het lokaal, dan kan je die bijvoorbeeld al een half uurtje voor het einde van de vergadering openstellen. Het geeft de ouders de kans om hun kinderen bezig te zien tijdens de scoutactiviteiten. Misschien blijven ze dan ook nog even hangen voor een babbel en een drankje met de leiding. Evenwel moet je uitkijken dat de kinderen hierdoor niet afgeleid geraken en het verder participeren aan de vergadering hierdoor in gedrang komt.
Het kan natuurlijk ook niet de bedoeling zijn dat ouders hun kinderen dan al vroeger gaan meenemen naar huis, of dat je de vergadering systematisch vroeger beëindigd.

• Je kan een typische tak- activiteit inrichten waarbij de ouders worden uitgenodigd om deel te nemen of te helpen bij de realisatie van de activiteit. Zo kan je een heuse fietstocht organiseren voor ouders en kinderen, of je kan de ouders vragen of ze die fietstocht mee willen begeleiden…

• Als er bezoekdag is op zomerkamp kan je daarvan eveneens gebruik maken om de ouders eens aan te spreken.

• Een grote dagtocht samen met ouders kan een heel leuke, teambuildende activiteit zijn. Op die dagtocht worden dan bijvoorbeeld tussenstops voorzien met leuke opdrachten voor ouders en kinderen waar ook ‘gesneukeld en gedreupeld’ kan worden.

• Je kan na een kamp of weekend CD- Roms laten branden met daarop foto’ s van het kamp/ weekend. Dit is niet enkel een leuke herinnering voor leden en leiding, het zijn ook leuke sfeerbeelden voor de ouders die zo bijvoorbeeld kennis kunnen maken met het kampleven. Evengoed kan je na het kamp een dia- avond inrichten voor leden en ouders. Het kan niet alleen een spijzen van de takkas en een ophalen van fijne herinneringen zijn, je kan het moment ook gebruiken om nieuwe leden in te schrijven en hen de foto’ s al als smaakmaker mee te geven.

• Je kan tijdens het jaar met de tak (of zelfs gans de eenheid) een gezinsdag organiseren. Dit is een dagactiviteit gericht op geheel het gezin, met andere woorden komt niet enkel Nicolaas naar de scouts, maar ook zijn broertje en zusje en diens mama en papa. Op die dag kan je tal van leuke activiteiten doen met de gezinnen zoals estafette, waterspelen, enkele (gekke) sporten enz.
Wat ook leuk kan zijn is bijvoorbeeld een grootouder namiddag. Alle grootouders worden uitgenodigd en vanzelfsprekend zijn er ook activiteiten voorzien.

Communicatie met ouders

Wat zijn nu de zaken waarmee je rekening dient te houden bij het communiceren met ouders, en langs welke weg verloopt nu die communicatie? Zoals hierboven al vermeld zorg je best voor duidelijkheid van je boodschap. Dit kan door je boodschap goed voor te bereiden en een ze duidelijke structuur mee te geven. Hiervoor kan je steeds de 5 W’ s (wie, wat, waar, wanneer en waarom) in acht nemen. Timing en je houding als leid(st)er spelen ook een belangrijke factor bij het bevorderen van ouderparticipatie.

De wegen om te communiceren met ouders kunnen rechtstreeks zijn (info- avond, huisbezoeken), per briefwisseling of al dan niet via de leden. Tegenwoordig is de rol van een website, mailing zeker ook een niet te onderschatten medium voor te communiceren. Het is ten sterkste aan te raden om voor zowel de ouders als de kinderen een (twee)maandelijks programma te voorzien. Daarin wordt zoveel en zo correct mogelijke informatie gegeven over de wekelijkse activiteiten. Het zijn alweer de 5 W’s die hier zeer waardevol kunnen zijn om zoiets goed aan te pakken. Hieronder zie je een voorbeeld van zo’ n programma:


Het belangrijkste met betrekking tot communicatie naar de ouders toe zit hem in de duidelijkheid van de boodschap. Ook herhaling is een absolute must, sla ze gerust 27 keer om de oren dat er die dag op dat uur een info- moment voor hen wordt voorzien en dat je hen er graag zou bij hebben.


• Vaardigheden en attitudes van de welpenleider • Omgangsvormen met welpen


Volgens welpenhandboek

De ouders zijn het eerste en belangrijkste publiek waarmee je in je tak te maken hebt.

Vanaf het ogenblik dat een jongen of meisje lid wordt, moet reeds onmiddellijk kennis gemaakt worden. Neem persoonlijk kontakt met hen en de ouders op en geef hen alle noodzakelijke informatie :
uren en dagen van de vergadering en activiteiten, afspraken over uniform, afwezigheden,… adressen van lokaal en van de leiding.
Vertel in het kort wat scouting eigenlijk inhoudt en geef wat informatie over de tak waar het kind in terecht komt.
Verder de prijzen van de uniformonderdelen en het adres waar ze dit kunnen kopen of bestellen, de lidgelden, uitleg over de verzekering en alle belangrijke informatie vanuit je eenheid en tak.
Geef hen zeker ook de kans vragen te stellen, eventueel telefonisch.
Het is heel belangrijk dat iemand van de leiding uit de tak waarmee het kind te maken gaat hebben, dit bezoek aflegt.

Het is aan te raden al deze informatie op een stenciltje te zetten, waarin je ook scouting, F.O.S. en je eigen eenheid voorstelt.
Je kan dit ook als wervingsbrochuurtje opvatten maar voorzie dan eens op ’t eind een uitnodiging om een persoonlijk contact aan de ouders voor te stellen.

Indien je aan de eerste kennismaking voldoende tijd en energie besteedt zul je het later heel wat minder moeilijk hebben om contact te krijgen met de ouders voor ouderavonden, eenheidsfeesten, eenheidscomités, vervoer naar het kamp, en zo meer.

Denk eraan om de ouders in de loop van het jaar blijvend op de hoogte te houden van alle activiteiten en wijzigingen ervan.
Een goed middel hiervoor is het eenheidsblad waarin je ook het maandprogramma vermeldt. De posttarieven voor periodieken zijn héél wat minder dan deze voor brieven of drukwerk (maar je moet het dan wel tijdig doorsturen).

EEN NIEUW ACTIVITEITENJAAR = NIEUW CONTACT MET DE OUDERS

Als de activiteiten hervatten in september is er dikwijls al wat tijd verlopen sinds het kamp. Het is het ogenblik om opnieuw contact op te nemen met de ouders. Een persoonlijk bezoek van de takleid(st)er is wel aan te bevelen. Je kan tewerk gaan zoals je deed bij de kennismaking van nieuwe leden.
Je krijgt hier een gelegenheid om je programma voor te stellen en er niet alleen de kinderen, maar ook de ouders voor warm te maken.
Als je iets op papier zet, moet je niet zo lang blijven “plakken”.
Maak van de nood een deugd en profiteer ervan om de lidgelden te innen.

Ouderavond

Je kan ook een ouderavond organiseren. Het gevaar bestaat echter dat je dan alleen die ouders bereikt die toevallig tijd hebben of zich sterk betrokken voelen bij de beweging. Misschien is dit niet eens de helft van je aantal leden en ook dat is niet aanmoedigend.
Alhoewel, als je de datum van zo’n ouderavond lang genoeg vooraf meedeelt en je je ouders kent en zij jou, dan is zo’n ouderavond voor beiden zeer interessant. Het grote voordeel is dat je zelf niet avond aan avond aan de bel moet hangen en dat de ouders op zo’n avond met mekaar kunnen praten en vragen stellen.
Je nodigt best de ouders van alle takken tegelijkertijd uit, er zullen wel wat broertjes of zusjes in een andere tak zitten.
Nogal evident is dat je hele leidersploeg dan present is; zo kunnen de ouders van een welp ook eens praten met de verkennersleider.
Een gezellige sfeer is belangrijk : zorg voor foto’s of dia’s van het kamp, het nieuwe jaarthema…, wat muziek, een drankje en een versnapering.
Als je denkt dat er zwaar zal gediscussieerd worden over bepaalde hete hangijzers, neem dan je voorzorgen dit in goede banen te leiden door een paneelgesprek, discussiegroepen. Kortom, hou je aan je programma en leidt het zaakje in goede banen.
Vergeet niet aan alle ouders, ook aan de afwezigen, een verslagje te sturen zodat de genomen besluiten aan iedereen meegedeeld worden.

Betrek de ouders in de activiteiten

Je kan de ouders op sommige activiteiten uitnodigen. Dit moet nu niet speciaal een dag op het kamp zijn; waarom kan je het niet eens tijdens het jaar doen?
Een belofte, een overgang, een eenheidsvergadering kunnen goede gelegenheden zijn. Je moet ze dan wel niet passief laten toekijken op wat je doet, maar hen zelf ermee in betrekken. De meeste ouders spelen graag mee!
Heb je wel eens gedacht aan een reuze trapperskeuken (nu heet dat barbque), waarbij vader, moeder, broers en zusters welkom zijn (je kan ze hun eigen eten laten meebrengen). Of een vader-zoon tocht (of moeder-dochter, moeder-zoon en noem maar op).

Laat de ouders meespelen

Ouders kunnen altijd gevraagd worden om ook eens iets mee te doen; vaak zal je verrast opkijken bij het talent dat ze tentoon spreiden. Vele mensen hebben een hobby, ze zullen laaiend enthousiast zijn om dat eens te kunnen demonstreren. En intussen heb je het contact weer nauwer aangehaald. Heb je er al eens aan gedacht dat ze je kunnen helpen met je eenheidsblad (typen, tekeningen, stencileren, lay-out, verzenden)? Ze schrijven zelf ook wel eens graag een artikeltje vanuit hun standpunt bekeken. Je kan ze vragen mee te helpen bij de materiaalverzorging (die dingen die de scouts toch niet aankunnen, bij het opknappen of bouwen van lokalen, of zelfs als “instructeur” op vergaderingen (b.v. natuur, fotografie, bandmontage, interviews, koken,…). Mensen geven heel wat meer om zaken waar ze zelf op een of andere manier deel van uitmaken.

Vele hordes zitten elk jaar weer met het probleem een kookploeg bijeen te krijgen voor het hordekamp. Als je enkele ouders zo enthousiast zou kunnen krijgen dat enkelen de kook- en bevoorradingsproblemen op zich nemen dan heb je ook meer de handen vrij om je activiteiten voor je welpen nog beter te verzorgen.

Info over kamp of bivak

Het kamp of bivak is de belangrijkste activiteit op je ganse scoutsjaar. Daar ga je het echt waar maken (er zijn al meer takken en eenheden onderdoor gegaan na een slecht kamp). Alles wat met het kamp te maken heeft, verdient dus je uiterste zorg. Begin er alvast mee je kampdata zo lang mogelijk op voorhand te bepalen (november kan al te laat zijn), zodat de ouders hun verlof zonodig ernaar kunnen regelen.

Later ga je hen op de hoogte brengen van alle noodzakelijke gegevens : het juiste adres (en telefoonnummer voor noodgevallen), de kampleiding, de dagorde en de grote lijnen van het programma, de bezoekdag, de kampprijs. Je kan dit alles doen via een omzendbrief of via je eenheidsblad.
Nog beter is er ook een speciale ouderavond voor te organiseren (kijk dan wel even of er dan geen voetbalmatch gaat of een zeer populair T.V.-feuilleton). Maak hier ook iets gezelligs van : projecteer wat dia’s of een film om hen de kampsfeer te laten proeven, het openluchtleven, de kampeertechnieken, enz.

Sommige ouders maken zich wel ongerust over het slapen in tenten, het eten en andere dingen : stel die ouders hierover gerust (meer geroutineerde ouders zullen je daarin zeker bijspringen).
De medewerking van de ouders voor het welslagen van je kamp is belangrijk : vraag hun hulp voor het eerbiedigen van de bezoekdag, het meegeven van snoep of andere overbodige spullen. Je kan ook beroep op hen doen voor het vervoer. Sta in ieder geval ter beschikking van de ouders om alle mogelijke inlichtingen te geven.
Geef hen bij de vergadering ook een lijstje mee van alle spullen die zoon of dochterlief niet mag vergeten. En tot slot kan je samen met hen de medische fiche, die het B.J.V. eist, doornemen en het kampgeld vereffenen.

Ouderbezoekdag

De meeste takleid(st)ers hebben een broertje dood aan de ouderbezoekdag : de normale gang wordt gebroken, stiekem wordt er toch snoep toegestoken of zakgeld en andere sukkelaars krijgen helemaal géén bezoek. Heel het zaakje moet je zo goed mogelijk opvangen.
De meeste ouders verwachten te zien hoe het werkelijk is op kamp, maak er dus geen showdag van.
Laat het bezoek pas in de namiddag aanvangen zodat de normale dagelijkse activiteiten niet in het gedrang komen. Een geleid bezoek aan je installatie is wel prettig en een gezamenlijke activiteit als volksspelen of een wandeling kunnen een plezierige noot brengen. Het meeste succes behaal je echter als je ma en pa zover krijgen dat ze samen met spruit aan een echt welpen-, scouts- of gidsenactiviteit kunnen deelnemen. Vergeet hen niet een vieruurtje voor te schotelen om het geheel af te ronden.
Misbruik je bezoekdag niet, om door een “fancy fair” de laatste centen uit hun zak te kloppen.
Een ouderbezoek nà het kamp is wenselijk en zeker noodzakelijk als één van de kinderen ziek is geweest, een groot of een klein ongeluk heeft gehad, of wanneer er sommige misverstanden of kwade geruchten moeten worden rechtgezet.