Projectwerking

Uit FOSwiki
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Projecten: “spring in het water en leer dan zwemmen”

Doel: Ze verwachten net dat iets meer, iets nieuws. De uitdaging! Amusement. Er is een verschil tussen hoofddoel (het eindresultaat), en subdoelen (verzamelen middelen voor het eindresultaat). Door met projecten te werken, merken ze pas wat er allemaal bij komt kijken, zien ze wat voor een inspanning moet geleverd worden. Misschien veel inspanning maar wordt normaal gezien beeïndigd met een positief resultaat. Teambuilding: zo leren ze samenwerken, merken dat niet iedereen er even hard aan meewerkt. Seniors spreken elkaar hierop aan dat ze het niet appreciëren dat de andere senior minder meewerkt dan algemeen verwacht/aanvaard wordt. Zeker seniors die minder komen. Ze worden hierdoor echter minder uitgesloten. Zoek bijvoorkeur geldinzamel activiteten waarbij ze ook nog plezier aan hebben (achteraf of tijdens).
Nog waardevoller als ze uit zichzelf een doel kiezen dat anderen helpt (ouderen helpen, inzamelactie NGO’s)

  • plezier, uitdaging
  • leren welke moeite, inspanning iets vergt om het doel te bereiken
  • leren samenwerken


Met de leiding projecten aandragen? Ze hebben eerder de functie om een lading ideeën te begeleiden in een project. Dit is zowel bij 1ste als 2de jaars.
Tracht om de ideeën storm niet te doorbreken en niet per definitie ideeën vooraf af te schieten. Project moet door de groep beslist worden en de groep moet achter de genomen beslissing staan. Begeleiden van projecten: Doe niet de moeilijkste ingewikkelste zaken die bestaan; Laat ze eerst proberen met een “klein” project waaruit ze veel kunnen leren (ev. uit hun fouten) vb pannenkoekenbak en pas daarna een fuif, buitenlandskamp. Direct na het vaststellen van het doel, een taakverdeling + timing en deadline opstellen en samen uitzoeken welke stappen moeten ondernomen worden. Afhankelijk van de groep meer of minder structuur en tips bieden.

Indien niet zo: ander compromis zoeken, elk hun voorstel laten uitwerken en zo de ander(en) overtuigen, de keuzes duidelijk stellen aan de groep. En als sommigen echt niet willen, duidelijk maken dat ze dan echt niet moeten meedoen. Na tussentijdse evaluatie: Indien nodig het oorspronkelijk doel terug scherp stellen. Na tussentijdse evaluatie: Indien nodig het oorspronkelijk doel herdefiniëren.

Algemeen: als men merkt dat de seniorgroep te hard zal lijden is het raadzaam om het project af te blazen, is de impact niet zo groot op de groep dan kan het zinvol zijn om het te laten mislukken met als doel te leren uit hun fouten.

voorwoord

Projectwerking is voor de seniortak een ideale werkvorm, omdat seniors meer kunnen dan ze zo in het gewone scouts-doen gewoon zijn te doen, omdat groeien naar zelfstandigheid belangrijk is, omdat 'samen grote dingen doen' goed is voor de tak, en omdat nog veel andere dingen waar je verder nog wel over leest, of die je ondervindt als je met je tak met projecten aan de slag geraakt... Projectwerking klinkt voor sommigen onder U moeilijk of vreemd in de oren. Anderen hebben dan wel zin om te starten met projectwerking doch weten niet waaraan of waaraf. En je hebt nog anderen die wel eens begonnen zijn aan projecten maar er toch niet echt tevreden over waren. Daarom kun je in dit deel het een en ander lezen, en hopelijk iets opsteken, over projectwerking.

Misschien zijn seniors al niet meer zo jong, behoorlijk 'gek' kunnen ze nog wel zijn. Ze hebben nog heel wat te leren, te verkennen en te proberen op de weg naar het zelfstandig-zijn. Hiervoor is een projectwerking een ideaal oefenterrein als het ware. Als er meerdere vergaderingen naar een zelfgekozen doel gewerkt wordt; als bepaalde zaken niet op één vergadering af te maken zijn; als keuze, overleg, taakverdeling en samenwerking nodig is, dan kan men spreken over een project... Door hun vorm bieden projecten seniors veel kansen om te experimenteren, om te testen hoe ze met verantwoordelijkheid kunnen omspringen, om te zien wat er nodig is om in de tak samen te werken, om een eigen plaats in de tak te vinden, om te leren hoe ze ideeën concreet vorm kunnen geven, om ... te groeien naar een toekomstig lid van het leidingteam ?


voorbereiding

ontstaan

Een project kan op verschillende manieren ontstaan : van heel spontaan tot super geprogrammeerd. Een project kan er heel 'gewoon' komen en soms moet de moderator een 'zetje' geven. Het is voldoende dat iemand eens iets gelezen heeft over een bepaald onderwerp en dit wil omzetten naar een project. Of het is ook mogelijk dat de moderator(s) zelf een project in gang zetten. De betrokkenheid van de seniors is dan weliswaar kleiner en de kans tot demotivatie groter, doch door de seniors heel vroeg bij de plannen te betrekken en hun het project 'toe te schuiven' kan het project toch nog hun project worden... Tot het plannen van een project kan men dus op verschillende manieren komen. Als er nog bepaalde projecten ingevuld moeten worden, doet men dit het best met de gehele tak. Iedereen gaat dan maar ideeën spuien, de gekste eerst, en aan de hand van het lijstje van ideeën kan verder gekeken worden welke projecten opgestart kunnen worden, welke realiseerbaar zijn. Het is wel de bedoeling dat de gehele seniortak betrokken is bij de keuze van de projecten, zodat het geen projectie wordt van enkele individuen. Ook gewaagde en eerder moeilijke projecten moeten de kans krijgen...

Dit is dan de eerste stap in de projectwerking : in groep kiezen om met iets een langere tijd bezig te zijn. De moderator zorgt ervoor dat het ieders keuze is want iedereen zal moeten meewerken en dat is toch niet zò onbelangrijk !

Zelfs na een keuze is nog niet duidelijk hoe een bepaald project er zal uitzien. Iedereen weet nu wel waar rond het project zal draaien, doch niet iedereen weet precies hoe. Vooraleer de grenzen van een project vast te leggen is het niet alleen leuk maar ook interessant om ze eerst te verleggen. Fantaseer er op los rond het project : laat de seniors alles zeggen, tekenen of uitbeelden wat het bij hun oproept. Eén norm wordt hierbij gebruikt : niets is te gek. Het fantaseren is best leuk maar is tevens goed omdat iedereen zijn kijk op het project groter maakt en ook meer de beperktheden laat zien. Het fantaseren over het project zal waarschijnlijk leiden naar invalshoeken en punten waaraan niemand in het begin aan gedacht heeft.

Hetgeen ver gezocht is, is misschien juist dat wat iedereen van de tak aanspreekt. De fantasie resulteert ten slotte tot wat de tak wil bereiken, wat belangrijk is, wat extra aandacht verdient. Ook kan reeds bepaald worden rond welke punten later een taakgroepje opgericht kan worden. Wat zeker niet over het hoofd gezien mag worden is het feit dat elke senior tijdens het vastleggen van het project aan bod kan komen. Wanneer iemand hier de draad verliest, vindt hem moeilijk terug in de loop van het project. Het is dus nodig hierover een grondig gesprek te voeren. Het is uiteraard uit de boze dat enkele seniors, en de moderator weet wel wie, hun idee weten te verkopen en dat de rest er eigenlijk bij zit (en zal blijven bij zitten) voor Piet Snot. Wat niet uit het oog verloren mag worden is de praktische kant van het project : geld, materiaal, tijd, haalbaarheid .....

Het vastleggen van een project moet dus zorgvuldig gebeuren. Dit mag echter geen beletsel zijn om grote ambities tot een project om te vormen. Af en toe kunnen praktische hinderpalen even opzij geschoven worden of te denken dat deze opgelost kunnen worden bij het verdere verloop van het project. Misrekeningen qua tijd en energie doen zich regelmatig voor. Het is dan ook raadzaam voldoende ruimte te laten om gedurende het project dingen te veranderen, toe te voegen, weg te laten; het gehele concept moet soepel zijn want na een tijd kan het project er al heel anders uitzien. Door die ruimte te voorzien verkleint de eventuele kater achteraf. Het is een hulpmiddel om de minimum en de maximum doelstellingen vast te leggen, in de zin van 'dat willen we bereiken' en 'dat zou fantastisch zijn'. Er dient in de groep afgesproken te worden dat deze doelstellingen een houvast zijn en het bereiken ervan geen absolute must is.

timing

Als beslist is door de gehele tak welke projecten er uitgevoerd zullen worden, is het raadzaam om er enkele data naast te zetten. Plaats hierbij zowel een begin- als einddatum van elk project en als extra ook nog enkele tussentijdse data, wanneer verschillende taken dus klaar zouden moeten zijn. Het is ook interessant om enkele tussentijdse evaluaties te plannen waarop iedereen kan zien hoever het bepaalde project reeds ontwikkeld is : verloopt alles naar wens, moet er ergens bijgestuurd worden,... Bij al het voorgaande wordt er rekening gehouden met de duur (omvang) van elk project en de praktische omstandigheden (examens, verlof, eenheidsaktiviteiten, beschikbaarheid van bepaalde ruimtes,...). Ook wordt bepaald of er al dan niet aan één stuk 'doorgewerkt' wordt aan hetzelfde project of als er verschillende projecten op hetzelfde moment kunnen aangepakt worden. Heel belangrijk is hoeveel tijd, engagement er in een project gestoken wil worden : wordt er gewerkt aan het project binnen de 'gewone scouts-uren' of zijn de seniors ook bereid buiten deze uren verder te werken. Er dient hierbij rekening gehouden te worden dat niet elke senior zomaar buiten deze uren mag komen, en dat ze het na verloop van tijd vervelend kunnen vinden. Indien buiten de gewone uren toch samengekomen zal worden, is het een aanrader om de ouders hiervan op voorhand op de hoogte te stellen : het maakt het gemakkelijker voor de seniors, voor de ouders zelf en voor de moderator(s). Indien er seniors zijn welke nooit buiten de uren nooit mogen komen, is het misschien beter enkel op de vergaderingen aan de projecten te werken. Hiermee verkleint de kans dat er seniors afhaken. De gehele timing moet gebeuren in samenspraak met de seniors, of liever, ze moet er komen van de seniors zelf. Het is zeker niet de bedoeling om de timing op te stellen tijdens een takraad aangezien de seniors er zelf aan moeten werken, het zijn hun projecten, zij zullen het uitvoeren, zij moeten de planning zien zitten. De rol van moderator is zoals altijd dezelfde als die van de seniors zelf. De ervaring welke de moderator heeft inzake planning, organisatie en de activiteiten zelf kan uiteraard aangewend worden, doch het mag zeker niet de bovenhand nemen, zoals hierboven reeds vermeld : de projecten zijn van de seniors !


taken en verdeling

Wanneer een project opgestart wordt, zal spoedig blijken dat er verschillende taken uitgevoerd dienen te worden. Om tot een taakverdeling te komen, is het nuttig om een uitgebreide lijst op te maken van alle taken, bepaalde taken te groeperen, ze in chronologische volgorde te plaatsen en ze te verdelen onder de seniors. Het komt er dus op neer een planning op te maken : deze en deze taak wordt uitgevoerd door die en die en die en ... senior, moet rond zijn voordat met die andere taak begonnen kan worden door die en die en die en ... senior. Een handige manier om de opgestelde planning tot een goed einde te brengen is de taken te laten uitvoeren door bepaalde seniors welke aan die bepaalde specifieke taken geïnteresseerd zijn. Zo ontstaan gemotiveerde, kleinere groepjes. Het aantal seniors per groep zal sterk afhankelijk zijn van de grootte van de te volbrengen taak. Elke groep bestaat voor de periode welke nodig is om de taak uit te voeren, en heeft hiervoor dan ook de verantwoordelijkheid. De groepjes behouden wel duidelijk de link met de rest van het project door overleg, verslag, informatie inwinnen bij andere groepjes, enz... Het belangrijkste bij de verdeling van de taken is dat iedere senior kan kiezen voor iets dat hij graag doet, iets dat hem ligt of iets waarover hij wil bijleren. Het is de taak van de moderator dat de groepjes evenredig verdeeld zijn (grotere taak = meer seniors werken eraan), dat de 'stillen' aan bod komen bij het kiezen van hun taak, dat het niet steeds hetzelfde groepje is welke de 'mooie' taken heeft. Indien er een groot verschil is tussen eerste- en tweede-jaars-seniors is het goed ervoor te zorgen dat deze door elkaar in verschillende groepjes komen te zitten. Hierdoor kunnen dan de eerste-jaars wat bijleren terwijl de tweede-jaars hierover de verantwoordelijkheid krijgen. Een groepje met alleen eerste-jaars komt misschien niet van de grond, niet omdat ze het niet kunnen, maar omdat ze niet precies weten wat van hen verlangt wordt.

Natuurlijk zullen vrienden ervoor zorgen dat ze in eenzelfde groepjes zitten. Op zich is dit geen probleem. Wanneer hierdoor het een of ander verkeerd dreigt te lopen (de sfeer is bv. vervelend voor de moderator en/of de andere seniors) is het nodig om dit met de gehele tak op te lossen : de seniors spreken zich uit wat hun stoort, waar ze zich aan ergeren, waarom ze zich niet opgenomen voelen in de groep,...

Wanneer een taak uitgevoerd is, kunnen de seniors van het desbetreffende groepje overstappen naar een ander groepje of beginnen, al dan niet tezamen, aan andere taken. Indien een senior zich niet goed voelt in een groepje of wanneer blijkt dat hij een verkeerde keuze gemaakt heeft, staat niets het veranderen van groepje in de weg. Dit dient wel besproken te worden met de gehele tak om verdere misverstanden te voorkomen. Voordien zal er getracht worden het probleem in desbetreffend groepje op te lossen.

Indien de eenheid zich kan beroepen op een 'grote seniortak' of wanneer projectwerking relatief nieuw is, kan er gewerkt worden met een verantwoordelijke per groep. Die verantwoordelijke kan een tussenschakel zijn binnen het grotere proces van het project. Met de verschillende verantwoordelijken kan dan regelmatig de stand van zaken besproken worden. De verantwoordelijke moet dan op zijn beurt de informatie doorgeven aan de andere leden van zijn groepje en er verder zorg voor dragen dat zijn groepje regelmatig bijeen komt, dat iedereen bij de taak betrokken is, dat eventuele problemen opgelost worden of ze signaleren, enz... Een nadeel van het werken met die verantwoordelijken is het feit dat de moderator het contact met de andere seniors dreigt te verliezen of dat hij geen zicht meer zou hebben op het feit dat iedereen zich nog goed voelt in het groepje. Dit hangt af van enerzijds de sfeer in de tak en anderzijds van het vertrouwen tussen moderator en seniors. Er kan eventueel uitgekeken worden om elke moderator of assistent-moderator één of meerdere groepjes te laten begeleiden. Zij worden dan de zogenaamde vertrouwensfiguren, zij helpen met enkele praktische problemen, zij houden de dynamiek wat op de gang,... Het uitgangspunt is en blijft zoveel mogelijk aan de seniors zelf over te laten, en eventueel hulp te bieden waar nodig. Indien die 'grote seniortak' niet bestaat en het werken in groepjes praktisch onmogelijk wordt, kan er gewerkt worden met groepjes van een tweetal seniors of zelfs gewoon niet met groepjes. De gehele tak werkt dan samen als één groep aan het project.

taak van de moderator

Tijdens de voorbereidingsfase is deze dezelfde als die van de seniors, wat eigenlijk wil zeggen dat de moderator niet meer of niet minder inspraak zou hebben. In de praktijk zal de mening van de moderator hoedanook meer invloed hebben. De moderator dient zich daarvan bewust te zijn : intomen is de boodschap wanneer opgemerkt wordt dat het de mening van de moderator en niet die van de seniors dreigt te worden. De moderator heeft in deze fase vooral een ondersteunende en informatieve taak te volbrengen : zowel naar de seniors als naar de takraad of eenheidsraad als naar de ouders toe.

Bij het verdelen van de taken ziet de moderator na (en vraagt om eventuele correcties) of iedere senior voldoende aan zijn trekken komt, dat iedere senior zicht heeft op zijn specifieke taak en verantwoordelijkheid. De moderator ziet na of alle taken ingevuld zijn, desnoods moet een herverdeling van de taken voorgesteld worden. Ook wordt een oogje in het zeil gehouden of de 'individuele' seniors wel een taak hebben. Persoonlijk contact met ieder lid en het tonen van interesse voor iedere taak schept het nodige vertrouwen. Indien bepaalde taken toevertrouwd worden, van de seniors, aan de moderator dient hij ze zeker ook te volbrengen ! Indien de tak geen ervaring heeft met projectwerking, zal de taak van coördinator (= geen chef) in het begin op de schouders van de moderator terecht komen. Deze wordt dan zeker niet afgeschud onder het motto 'doe het zelf'. Als de seniors die taak toevertrouwen aan de moderator, kan dit enerzijds een teken zijn van vertrouwen en anderzijds omdat geen enkele senior het al ziet zitten om die taak op zich te nemen. De moderator kan eventueel wel de seniors aanporren om het te proberen, maar het mag geen verplichting zijn en het mag het project zeker niet in gevaar brengen.


De belangrijkste taak, en dit telt eigenlijk voor het ganse project, is dat de moderator zich beter laat kennen en open staat voor zijn seniors. Zo leert hij zelf de seniors beter kennen. Dat schept veel vertrouwen in elkaar, iets wat zeker nodig is in de loop van de projectwerking. Hierin heeft de moderator uiteraard de grootste invloed welke aangewend kan worden om een sfeer van vertrouwen en openheid te installeren. Het zal gebeuren dat bepaalde conflicten ontstaan in de loop van de werking. Om die te kunnen oplossen moet de moderator iedere senior kennen en moeten de seniors vertrouwen hebben in hun moderator. De meeste van die conflicten lossen zich vanzelf op, doch ze dienen opgemerkt te worden, het is tenslotte in het belang van de gehele tak. Het is belangrijk dat iemand er op wijst dat zo'n conflicten bestaan en dat ze de normaalste zaak van de wereld zijn, tenminste als ze op een eerlijke en goede manier opgelost worden.

Ook zal de moderator meer en meer het klankbord van de seniors worden. Grote en wereldproblemen zullen door de seniors naar de moderator geschoven worden. De moderator dient er wel over te waken dat hij zelf niet in die problemen verzuipt.

Zowel de voorbereiding als bij de uitvoering van projecten zullen de seniors vaak beroep doen op de deskundigheid van de moderator. Vaak zoeken ze steun omdat ze het zo goed mogelijk willen doen of omdat ze onzeker zijn. Andere keren zal de moderator moeten ingrijpen. In de gunstigste gevallen zullen de seniors het leeuwedeel van de projecten op zich nemen en kan de moderator zich beperken tot het checken ervan. Als men een kleine seniortak heeft of minder gemotiveerde seniors, is het logisch dat de moderator zelf meer zal moeten doen. De moderator probeert dan in dat geval de seniors extra te motiveren. In principe zal een project voorbereid en georganiseerd worden door minimum twee seniors. Dat is gezelliger en twee weten altijd meer dan één. Bovendien kan de uitvoering van het project altijd doorgaan als een van de twee niet aanwezig is.


functies

Wanneer een project opgestart wordt, zullen de seniors niet allemaal dezelfde functie hebben. Er zullen seniors zijn die zich geroepen voelen om contacten (contactpersoon) te leggen met 'anderen', of om het project te coördineren (coördinator), of om creatief bezig te zijn (creator), of om te fungeren als informant (opinieleider). Het belangrijkste is dat de functies ingevuld zijn door seniors die het kunnen, die het willen doen en die er enthousiast over zijn. Een senior verplichten om bv. het gehele project te coördineren terwijl hij graag contacten met anderen zou willen onderhouden die nodig zijn voor het project, is om moeilijkheden vragen.

coördinator

De coördinator is in dit geval een senior welke een project voorbereidt waarin het organiseren en coördineren voorop staat. De coördinator zal het project voorbereiden door ideeën te verzamelen, een keuze te maken en te komen tot een zo uitgebreid mogelijk draaiboek. Bij de uitvoering kan hij veel delegeren, maar als coördinator houdt hij het overzicht. De moderator dient bij de coördinator te letten op volgende punten : *Is het draaiboek er, en is het uitgewerkt op papier ? *Is het delegeren naar de anderen goed doorgesproken met de desbetreffende personen ? *Geeft het project voldoende uitdaging aan de tak ? *Hoe is het uitleggen voorbereid ? *Wat kan er mis gaan ? Op welke punten kan de coördinator terugvallen op de moderator ?

contactpersoon

Bij de introductie van een nieuwe techniek of bij de overdracht van informatie kan een (externe) deskundige van pas komen. De contactpersoon gaat op zoek naar de juiste deskundige en maakt er de afspraken mee. Tijdens de uitvoering zorgt de contactpersoon dat alles goed verloopt. De moderator let bij de contactpersoon op volgende punten : *Dat hij samen met de contactpersoon de afspraken mee maakt, zeker als het de eerste keer is. *Seniors zullen er veel van opsteken als ze de taak van contactpersoon tot een goed einde brengen. Het zal hen zeker zelfvertrouwen geven. Nu is het wel best mogelijk dat een aantal externe organisaties de moderator serieuzer nemen dan twee tieners. De moderator kan in dat geval, indien het project om die reden dreigt vast te lopen, contact opnemen met die organisatie. De organisatie kan dan duidelijk gemaakt worden wat seniorwerking is zodat ze begrijpen dat de seniors zoveel mogelijk zelf moeten doen. *De moderator help de seniors bij de juiste organisaties te komen. *Een belangrijk punt is het gedrag van de seniors t.o.v. hun gast. De moderator bedenkt best even op voorhand hoe de tak overkomt op een ander.

*De moderator probeert de uitleg van de deskundige tot ieders tevredenheid te laten verlopen. Doet hij of zij iets wat de tak aan het lachen brengt, kijkt de moderator of er bemiddeld dient te worden. Dit kan niet verwacht worden van de seniors die het project voorbereid hebben. De moderator probeert hier discreet iets van te zeggen tegen de deskundige. Als hij of zij begrijpt waar de lol om gaat, dan kan er misschien iets aan gedaan worden.

opinieleider

Een project waarbij een senior als opinieleider fungeert is niet de gemakkelijkste. Toch zal het voorkomen dat opinievormende onderdelen aan bod komen tijdens de loop van het jaar. Naar aanleiding van een spelvorm of een andere werkvorm waarin informatie verkregen wordt, kan de seniortak via discussie een standpunt bepalen. Met wat extra begeleiding zullen ook deze projecten voor het grootste deel door de seniors zelf voorbereid kunnen worden. Bij de opinieleider dient gelet te worden op : *Het verschil tussen de methode die gekozen wordt om een discussie aan te gaan en het leiden van de discussie zelf. De moderator kan best wat hulp geven aan de seniors om een keuze te maken uit de leukste vorm om het onderwerp te introduceren. Het leiden van de discussie zelf zal in de meeste gevallen de taak van de moderator zijn, na overleg met de opinieleider. *Tijdens de discussie dient gelet te worden dat alle meningen aan bod kunnen komen. Hiervoor kan de moderator nieuwe argumenten in brengen. De seniors hebben wel de ruimte nodig voor hun eigen mening. Ze hoeven het ook niet persé eens te zijn met elkaar, doch de discussie moet afgerond kunnen worden met het innemen van een standpunt. *Het is in vele gevallen zo dat een opinieproject door de moderator zelf aangehaald dient te worden. De seniors zullen misschien niet zomaar over alcoholgebruik of over roken of over vrijen of ... willen discussiëren. Als moderator kun je deze onderwerpen wel belangrijk voor de tak vinden omdat bv. geconstateerd is dat daarrond een probleem in de tak zelf bestaat.


creator

Hier gaat het eigenlijk over creativiteit, improvisatie, zich op een andere manier uiten dan met woorden. Om een project i.v.m. deze zaken te doen staan techniek en ervaring centraal. Er dient gelet te worden op : *De seniors die het project voorbereiden dienen voldoende verstand te hebben van de techniek(en) waar men zich wil bezig houden. Indien hieraan getwijfeld wordt, kan een uitleg of een introductie van een deskundige gevraagd worden. *Het beschikbare materiaal en gereedschap moet voldoende zijn om het project uit te voeren. Is dit niet het geval, kan nog steeds in deelgroepjes gewerkt worden. *Men moet er zich bij zulke projecten van bewust zijn of de techniek het doel op zich is (vb. fotografie) of een middel is om het doel te bereiken (vb. diavoorstelling). *De moderator zal bij het inschatten van de tijd zeker moeten helpen. Indien het gaat om een eerste keer dat zulk project opgestart wordt, is het te overwegen een draaiboek te laten maken. Als tijdens de uitvoering van het project blijkt dat men in tijdnood komt, en er is voldoende belangstelling vanwege de seniors, kan overwogen worden om een tweede vergadering te organiseren om het project af te maken.

actie...

De keuze is gemaakt, de taken zijn verdeeld, de timing ligt vast : de tijd is nu gekomen om te starten met het project ! Een hele reeks aan activiteiten staat nu te wachten op uitvoering. Taken moeten afgewerkt worden, tijdslimieten gerespecteerd, planning nageleefd,... De verantwoordelijkheid voor het slagen van het project ligt zowel bij de seniors als bij de moderator. De seniors hebben immers gekozen voor het project en ze hebben ook gekozen voor een bepaalde taak welke ze tot een goed eind moeten brengen. De eigenlijke eindverantwoordelijkheid voor het geheel ligt vaak bij de moderator. Het komt er dus op neer dat ieder zijn deel heeft; daardoor zal een project meer kans hebben op slagen als iedereen dan ook zijn eigen verantwoordelijkheid beseft en deze dan ook draagt. Het werken in een sfeer dat iedereen iedereen op zijn verantwoordelijkheid kan wijzen is hierbij een hulpmiddel. De moderator houdt tijdens het verdere verloop van het project een oogje in het zeil : ziet of alles vlot verloopt, helpt waar nodig, stuurt bij wanneer iets in de verkeerde richting dreigt te lopen,... maar laat de seniors voldoende ruimte opdat ze zelf zouden inzien of ze iets aan eventuele moeilijkheden kunnen doen. Op regelmatige, op voorhand afgesproken, tijdstippen een evaluatie houden met de gehele tak komt de projectwerking ten goed. Zo blijft ook iedereen op de hoogte van wat reilt en zeilt, zo weet het ene groepje waaraan het andere groepje bezig is en hoever ze ermee staan, en visa versa. Om grote verrassingen bij zulke evaluaties te vermijden doet de moderator er best aan om bij elke vergadering poolshoogte te nemen in de verschillende groepjes : welke verantwoordelijkheid is te klein of te groot, wat zijn de eventuele hinderpalen, zijn de seniors wel goed op dreef, werkt iedereen (nog) mee,... Het is evenzeer nodig dat de moderator enthousiast en gemotiveerd meewerkt aan het project, zoniet zouden de seniors eventueel kunnen afhaken door gebrek aan motivatie. Ook dienen de seniors, en uiteraard de moderator zelf, er zich van bewust te zijn dat de meest onverwachtse zaken roet in het eten kunnen strooien zodat het project dreigt te mislukken. Na enkele weken 'werken' aan het project zal voor de meeste seniors de klad erin zitten en zullen ze wel eens iets anders willen doen. Om de motivatie terug wat op te krikken, is het soms wel eens nodig om uit het project te stappen d.m.v. een tochtje, een avond- of nachtwandeling aan zee, een pretpark bezoeken, enz... trouwens verandering van spijs doet eten ! Zo'n tussendoortje kan gepland zijn, doch wanneer dit niet het geval is moet de projectplanning soepel genoeg opgemaakt zijn om dit toch nog mogelijk te maken. Ook het geven van nieuwe impulsen of het aangenamer maken van het werk door een drankje, een muziekje,... kan een stimulerende werking hebben. Wanneer een of meerdere seniors afhaken bij gebrek aan motivatie is het nodig daarbij stil te staan. Het zoeken naar de reden van de demotivatie is een eerste stap : het onderwerp ligt hen niet, het werken in het groepje vlot niet zo goed, de verantwoordelijkheid is te klein of te groot, er zijn misschien ergens woorden gevallen,... Dit kan de moderator bespreken met de desbetreffende seniors, al dan niet tezamen met het groepje waarin ze tijdelijk zijn ingedeeld, of met de gehele tak. Het zoeken naar oplossingen voor het probleem wordt eveneens met/door de seniors gedaan. Een voorkomend probleem bij de projectwerking kunnen de ouders zijn. Zij vragen zich immers af waarom de senior de laatste tijd zoveel en zolang naar de scouts gaat. Om dit te minimaliseren is het raadzaam de ouders voldoende en op voorhand in te lichten. Ook het geven van de tussentijdse evolutie van het project via bv. het eenheidskrantje kan een daar een steentje toe bij dragen.

taak van de moderator

Is de planning goed opgezet ? Zijn de voorbereidingen klaar ? Dan kan het project uitgevoerd worden. Bij zowel uitvoering als afronding heeft de moderator als begeleider een actieve rol. Het is belangrijk dat de moderator zich hierbij goed bij voelt en er zelf plezier aan beleeft.

Wanneer het project ter uitvoering uitgelegd wordt, heeft de moderator een begeleidende rol. De moderator zal de senior welke de uitleg verzorgd steunen, zonder zijn taak over te nemen. Dit kan gebeuren door vragen te stellen; zo blijft de leiding bij de senior zelf. Een goede uitleg van de activiteit en een goede leiding tijdens de activiteit zorgt ervoor dat de activiteit snel duidelijk is, de activiteit vlot zal verlopen en iedereen weet wat er van hen verwacht wordt.

Bij de uitvoering van het project heeft de moderator eveneens een belangrijke rol te vervullen. Door actief deel te nemen maakt de moderator optimaal mee wat gebeurt. Hierdoor kan op het juiste moment ingegrepen worden, bemiddeld worden of scheidsrechter gespeeld worden.

Meer nog dan bij de jongere takken ligt het accent bij de seniortak op het samen doen van activiteiten. Doordat de moderator zelf met de seniors mee doet kan de tak het best gestimuleerd worden. De seniors zullen ook veel van de opstelling van de moderator overnemen, of hij dat nu leuk vindt of niet. De moderator is, ook al beweren de seniors het tegendeel, het 'grote voorbeeld'. Het enthousiasme van de moderator vind men inderdaad na enige tijd terug in de tak, eveneens zijn inactieve houding en zijn minder positieve bezigheden kunnen op de tak een weerslag hebben.

evaluatie

De laatste maar niet minst belangrijkste fase in het project is de evaluatie. Hierin zal blijken, nadat iedereen intens bezig geweest is met het project, of alles al dan niet goed verlopen is. Tijdens het project zelf zijn er reeds evaluaties geweest, deze gingen dan meer over bepaalde taken en hun verloop. Het is nu de beurt aan het gehele project. De evaluatie wordt nu grondiger, op zijn geheel en met de gehele tak geëvalueerd.

Tijdens de evaluatie zal opgemerkt kunnen worden dat alle uitspraken betrekking hebben met drie te evalueren gebieden. Een eerste gebied is het project zelf : hoe is alles verlopen, wat was fout, wat was goed, hoe was het in de verschillende groepjes,...? Het tweede gebied is het groepsproces : hoe was de sfeer, welke afspraken werden niet nageleefd, waren er kliekjes, hoe was het contact tussen de groepjes onderling,...? En het derde gebied is het individu zelf : wat vond je leuk, wat vond je moeilijk / gemakkelijk, wat wil je de volgende keer doen,...? Deze drie gebieden kunnen onderscheid worden, doch ze kunnen niet gescheiden worden van elkaar. Trouwens via het project is er van alles gebeurt met de tak, en omgekeerd heeft dit weer gevolgen gehad op het project zelf.

In de meeste gevallen zal een evaluatie begeleid worden door de moderator. Het is belangrijk dat hij de volgende stappen in het oog houdt :

=opvallende feiten

Tijdens het project is van alles en nog wat gebeurt. Het beste is om het gehele project nog eens op te frissen. Bepaalde zaken, die seniors en/of moderator(s) om een of andere reden bijgebleven zijn, zullen dan tevoorschijn komen. Het is belangrijk zowel de goede als slechte zaken te vertellen.

stellingen

Ten aanzien van elk 'opvallend' feit kunnen stellingen ingenomen worden. Zaken welke bijgebleven zijn omdat deze slecht of goed of leuk of storend of ... bevonden werden. Het is best om weten hoe iedereen hier tegenover staat.

redenen

Hierbij wordt bij elke aangebrachte stelling een waarom geplaatst. Het gebeurt te vaak dat bij een evaluatie gestopt wordt na de twee voorgaande stappen. Het is echter van belang te weten waarom iets goed of slecht of spijtig of plezant of ... gevonden wordt. Hierbij is ook interessant een vergelijking door te voeren van wat gebeurt is en wat zou kunnen gebeurt zijn. Ook de mening van buitenstaanders, welke tussendoor of op het einde van het project (als 'publiek'?) gegeven zijn, kan een nieuwe, interessante kijk op het gehele project werpen.

toekomst

Wanneer een goed inzicht verkregen is na het doorlopen van de voorgaande stappen kan, naar de toekomst toe, een aantal besluiten, afspraken, voornemens geformuleerd worden. Het is altijd zo dat men kan leren uit de slechte (kunnen dan vermeden worden) en uit de goede (zijn voor herhaling vatbaar) ervaringen; het ene project is trouwens een 'leerschool' voor het volgende project. Deze groeps- en individuele engagementen kunnen trouwens ook een leidraad vormen voor het opstellen van een manifest.

taak van de moderator

De moderator evalueert gewoon mee. De moderator begeleid de evaluatie en let erop dat : *iedereen aan bod komt *het project, de tak, de verschillende groepjes (taken) en het individu geëvalueerd wordt. *de evaluatie niet stopt bij het opsommen van een lijst stellingen, doch dat daar verder op gebouwd wordt zodat besluiten, afspraken, voornemens naar de toekomst gemaakt kunnen worden. *de resultaten van de evaluatie op papier staan, en dat deze ook in het achterhoofd van de gehele tak blijven zitten.

Bij de afronding is het best stil te staan bij volgende vragen :

*Hebben de seniors die het project voorbereid hebben voldoening gekregen of niet ? Was het wat ze ervan verwacht hebben ? Wat is er goed gegaan en wat niet ?

*Hebben de andere seniors voldoening gekregen ? Wat vonden zij ervan ?

*Heeft de moderator (en assistenten) de taak als begeleider tot een goed einde gebracht ? Hebben zij de seniors tijdens de voorbereiding en de uitvoering voldoende gesteund ? Had het project voldoende uitdaging in zich en is het eventueel voor herhaling vatbaar ?


Project-actief

In voorgaande bladzijden werd nogal droogjes beschreven wat een project inhoudt. Laat het nu levendiger worden met het aantal mogelijkheden die nu voorgeschoteld wordt. Deze mogelijkheden zijn niet 'kant en klaar' doch kunnen gezien worden als opkikkertjes om zelf actief bij te worden...

*Uitbeelding van een thema door ballet, zang, toneel,... (bv. "De jeugd tegenwoordig", "Geschiedenis van de muziek", "Agressiviteit") *Opzoeken van de geschiedenis van plaatsnamen, straatnamen, cafénamen : met plannen en foto's en daarvan een boekje maken. *Een diamontage maken met eigen dia's, muziek en tekst over het plaatselijk leefmilieu, over de buurt, over de eenheid, over ... *Een onderzoek opzetten over het beekwater in de gemeente en daarover een debatavond organiseren. *Bouwen, verbouwen of verfraaien van het seniorlokaal. *Op de opendeurdag (of andere eenheidsmanifestatie) een TV-programma over de eigen tak, over de andere takken of over de eenheid voorstellen. *Een bestaand toneelstuk (her)spelen. *Zelf een kalender maken, (laten) drukken en verspreiden. *Een fietspadenkaart van de gemeente (of de streek) maken. *Een brochure opstellen over het jeugdwerk in de gemeente. *Een spannend luisterspel in elkaar steken als inleiding op een stadsspel voor de JV/JG-tak. *Een fit-o-meter bouwen. *Een eenheidsfeest organiseren : uitnodigingen, uitwerken animatie, praktische organisatie, enz... *Een eigen seniorweekend volledig uitbouwen. *Een portretstudio maken : attributen, decors, reclame maken voor de studio, foto's ontwikkelen... *Een toeristische rally organiseren : maken van een brochure, verzinnen van originele opdrachten, bewegwijzering maken en uitzetten, de rally promoten. *Een woordenboek of een spreekwoordenboek van het streekdialect maken : opzoekwerk, interviews, layout... *Over verkiezingen : mensen interviewen, een diamontage maken over 'propaganda', zelf verkiezingprogramma's maken, een enquête opzetten,... *Een 'zoveelste deel'-triatlon organiseren. *Een Guiness-record-dag organiseren. *Een vlottentocht voorbereiden en uitvoeren : uitstippelen van het traject, zorgen voor het materiaal, zorgen voor het vervoer, ... *Een fietskamp door verschillende landen organiseren. *Speelgoed maken voor de bevers (met hout, verloren materiaal...). *Hindernissenparcour voor de seniortak of voor een andere tak : aanleren van technieken (beveiliging, ophanging en aanspanning, ...), bouwen van het parcours, begeleiding van de deelnemers.

*De justitie : interview met een advocaat en/of een rechter, bezoek aan een gerechtsgebouw, zelf een rechtszaak spelen, wetteksten opstellen voor de tak, een rechtszaak volgen. *De kunst : bezoek aan zoveel mogelijk kunstenaars uit de streek (eventueel met initiatie van hun kunstvorm), bezoek aan musea (met eventueel een spel met allerlei opdrachten rond de verschillende werken), zelf kunst ontwerpen, ... *Organiseren van een zeepkistenrace, oude-fietsencross, 'originele fietsen'cross... *Voeding : verschillende manieren van bereiding (koken, bakken, poffen, braden,...), onderzoek naar gezonde voeding (de E's even onder de loupe nemen), maken van een eigen moestuin (bv. ter voorbereiding van het kamp : eigen gekweekte groenten meenemen), hoe wordt hier gegeten (En bij de Romeinen ? En bij de Chinezen ? En in de middeleeuwen ? Met een feestje in die stijl als afsluiter.) *Wonen : tenten (rechtzetten, reparatie, wedstrijdjes), hutten bouwen en erin overnachten, stadsexplo betreffende de verschillende woonstijlen (zowel buiten- als binnenshuis), lokaal in een bepaalde stijl inrichten, maquette over 'het droomhuis', tentoonstelling met alle vorige facetten in verwerkt. *Speeltuin voor de bevers of voor de welpen bouwen. *Derde Wereld en ontwikkelingssamenwerking : actief deelnemen aan bepaalde acties in de gemeente (artsen zonder grenzen, 11.11.11.), spelletjes en kookkunstjes uit de derde wereld,... *Een boek maken over de eenheid : geschiedenis, foto's, vergelijken vroeger en nu,...

De senior als coördinator

Wanneer een senior als coördinator fungeert, betekent dit niet dat hij alles zelf moet doen. Hij zal coördineren ! Dit betekent dat hij o.a. een beroep doet op andere seniors, dat hij organiseert, dat hij een overzicht heeft van het geheel, dat hij in overleg met de anderen ervoor zorgt dat de taken verdeeld worden.

Het eerste wat een coördinator doet, is het inventariseren van alle ideeën. Uit die inventaris zullen een aantal taken ingevuld kunnen worden welke met de tak of met enkele groepjes uitgevoerd kunnen worden. De coördinator zal vooraf er zorg voor dragen dat, bij het invullen van de taken, rekening gehouden wordt met enkele factoren zoals : kosten, plaats van de activiteit (binnen / buiten), tijdstip (vergadering, dag, weekend), enz...

Vervolgens staat de coördinator in voor het opstellen van een zogezegd draaiboek waarin alle details van het project komen te staan : taken, tijdslimieten, planning, afspraken, enz...

Bij het einde van het project, indien het gaat over een bepaalde activiteit welke bestemd is voor 'anderen' (bv. een eenheidsspel), is de coördinator degene die de introductie van het project verzorgd en zorgt dat alle omschreven taken gebeuren zoals afgesproken en neergeschreven in het draaiboek.

De coördinator moet rekening houden dat verschillende zaken verkeerd kunnen gaan. Hij zal er rekening moeten mee houden dat hij activiteiten moet toevoegen of weglaten (duur van de geplande activiteiten stemmen niet overeen met de praktijk), dat er bepaalde afspraken niet nagekomen worden, dat de volgorde van bepaalde activiteiten niet goed is, dat het materiaal er niet is of niet volledig is, enz...

Hoe zoiets allemaal verwezenlijkt kan worden is te lezen in het volgende hoofdstuk 'Interessepolen in de seniortak'.