Sessie HA Herfst 2009 - Vergaderen

Uit FOSwiki




06 boy.png
07 girl.png
Sessie HA Herfst 2009 - Vergaderen

Auteur: SALANGAAN
Jaar: 2009
Doelgroep: alle

Duur van de sessie: 1,5 uur

Aantal deelnemers: onbekend


Doelstelling(en):



Wat.png



UITWERKING:


1. Plaats in het rooster

Dinsdag 03/11, blok 2, 11h00-12h30

3. Verhaal van de sessie in de cursus

Er werd reeds veelvuldig ingegaan op de verschillende soorten verantwoordelijkheden en taken, hoe die verdeeld kunnen worden, door wie ze worden opgenomen. De setting om deze zaken vast te leggen en te bepalen is in de praktijk een takraad. Daarom is het belangrijk te gaan kijken hoe zo’n takraad functioneel en aantrekkelijk kan verlopen.

4. Inhouden

• ‘Vergadertechnieken’ op takraad-niveau, vanuit de ervaring van de cursisten.

5. Doelen

• De cursisten maken in hun tak de takraad zinvol, functioneel en attractief op basis van huidige problemen en frustraties.

6. Methodieken

• Ervaringsuitwisseling

• Creatief reflecteren

7. Verloop van de sessie

Vertrekken vanuit ervaringen van cursisten

Beeld je de laatste takraad in:

• Hoe ben/heb je uitgenodigd?

• Hoe verliep de takraad?

• En daarna?

• …

Daaruit een gesprek starten met de cursisten. De inhoud van dat gesprek draait rond wat de cursisten hun beleving is van een takraad, wat hen stoort, wat goed verloopt, wat de meest voorkomende problemen zijn enzovoort. Deze zaken kunnen visueel opgelijst worden, globaal of per eenheid. Vermoedelijk zal er een aantal frustraties gemeenschappelijk zijn.

Daarna moeten de cursisten reflecteren over hoe ze de takraad in functie van de problemen die er zijn zinvoller kunnen maken. Die zinvolheid kan meerder invullingen krijgen, afhankelijk van de problemen die er zijn.

Zinvoller = functioneler = aantrekkelijker = toffer = korter = …

Het doel van de sessie is dat de cursisten uit de cursus komen met een aantal ideeën over hoe ze hun takraad zinvoller kunnen doen verlopen.

Voor de instructeurs

Voor deze sessie zullen de instructeurs eerder een modererende rol opnemen. Afhankelijk van wat er uit de problemen van de cursisten komt kunnen verschillende (inhoudelijke) thema’s aangereikt worden, alsook nuttige handvatten of do’s & don’ts. Deze kunnen opnieuw gevisualiseerd worden ter bevordering van de structuur van de sessie.

Mogelijke inhoudelijke thema’s:

• Doel + inhoud van een takraad

• Opstellen van een agenda

• Methodische aspect van een takraad, aanreiken van alternatieven:

o Methodiekjes voor taakverdeling

o Methodiekjes voor evaluatie

o Methodiekjes voor het verslag

o Methodiekjes voor gezellig maken

o …

• Besluitvormingsmodellen

• Het maken van een verslag

• De voorbereiding van een takraad door de takleider/leiding

• …

1. Doel + inhoud van een takraad?

Grosso modo zullen er drie praktijken zijn die onder het takraadgebeuren vallen:

1. Plannen

2. Evalueren

3. Creatief denken

De voorbeelden van de cursisten zullen daar vermoedelijk in passen. (plannen= weekends, kampen, activiteiten, projecten,…, evalueren= van activiteiten, feedback geven aan personen,…, creatief denken= activiteiten uitwerken, brainstormen over een thema,…)

Mogelijke vragen daarbij: kunnen de drie elementen in 1 takraad plaatsvinden? Wanneer wordt welk soort takraad gehouden? Wat zijn de moeilijkheden/aandachtspunten bij de verschillende soorten? Hoe kan hieraan tegemoet gekomen worden? Waarom wordt er getakraad?

2. Opstellen van een agenda

Mogelijke vragen daarbij: wat voor soort uitnodiging stuur je? (mail, telefoon, brief, facebook, mondeling,…) Wat is de inhoud daarvan?

Een kader voor agendapunten:

1. Duidelijke opening/verwelkoming

2. Doornemen van het vorig verslag + opvolging van beslissingen en afspraken

3. De te bespreken onderwerken

4. Varia

5. Afsluiten: via To Do lijst, info over de volgende takraad

 Hoe formuleren: kort, duidelijk en met werkwoord, zodat duidelijk wordt wat er zal gebeuren.

Vb.: “Standpunt innemen ten opzichte van de drugsnota opgesteld door de eenheidsleiding”

In plaats van: “Drugsnota”

Wat met het begrip ‘verborgen agenda’?

3. Methodische aspect van een takraad

• takraad houden in het thema van het paaskamp

• brainstormmethodiekjes

• persoonlijk verslagje

• hapjes – drankjes

• koppelen aan teambuildingsactiviteit

• rechtstaande vergadering

• rollenspel bij innemen van standpunten

• doorschuifsysteem voor de rollen (verslagnemer, voorzitter,…)

• ‘Active reviewing’ (evaluatiemethodiekjes)

• …

4. Besluitvormingsmodellen • Meerderheid van stemmen

(helft + 1 = voorstel aangenomen)

• Delegeren

(1 persoon of groep krijgt de bevoegdheid om namens de groep te beslissen)

• Autoriteit

(beslissingen worden genomen door wie de meeste macht heeft)

• Unanimiteit

(beslissingen worden alleen genomen wanneer iedereen voor is)

• Consensus

(alle leden begrijpen de beslissing en zijn bereid ze te ondersteunen en uit te voeren omdat iedereen vindt dat dit het beste alternatief is)

5. Voorbereiding door de takleider/leiding

De takleider (als voorzitter) kan zich het volgende steeds afvragen:

• Waarom een punt op de agenda staat, wat het doel er van is

• Wat de hoofdpunten of vragen van een agendapunt zijn

• Hoe hij de takraad zal aanpakken

• Wat het aandeel van de andere leiding zal zijn, waar de moeilijkheden zullen liggen

• …

De andere leiding die de takraad niet voorzitten kunnen zich ook voorbereiden:

• Zij kunnen de agenda doornemen

• Overwegen welke standpunten ze gaan innemen

• Bedenken welke meerwaarde zij zullen zijn tijdens de takraad

• …

9. Aandachtspunten/Opmerkingen

De sessie steunt op ervaring en kennis van cursisten en instructeurs. Belangrijk is hier om enerzijds wat achtergrondkennis te hebben en anderzijds het creatieve proces van de cursisten te stimuleren om op basis van hun takraadfrustraties mogelijke alternatieven te bedenken.

MATERIAAL: