Vergadertechnieken

Uit FOSwiki

Deze pagina is een onderdeel van de pagina Vergaderen.


De 10 geboden van een vergadering

...

1: Agenda: inspraak, op tijd, aan houden

Voor de vergadering: de agenda

  • Stel op tijd een agenda op en stuur ze minstens één week op voorhand door naar de rest van je leiding.
  • Verduidelijk de verschillende punten van je agenda en zet erbij wie ze zal behandelen. Op die manier kan men op een takraad de vergadering voorbereiden.
  • Bepaal op voorhand hoe lang je wil discussiëren over bepaalde punten. Zet een timing bij e agenda. Zet ook al in je agenda wanneer je pauze zult nemen. Pin je echter niet vast op een afgesproken tijdstip.
  • Bij het opstellen van je agenda houd je rekening met je prioriteitenlijst. Wat je belangrijk vindt, zet je zoveel mogelijk vooraan. Het is handig om in je agenda een inhoudelijk deel en een praktisch deel te voorzien. Het praktisch deel houd je voor het einde omdat dit meestal korte informatieve punten zijn.
  • Bepaal op voorhand wat je wilt bereiken met een bepaald agendapunt. Wil je informatie geven, een beslissing nemen, een verkennend gesprek voeren,… Vermijd om op dezelfde vergadering over één onderwerp te informeren en te discussiëren en te beslissen.

Neem je belangrijke beslissingen bij het begin van de tak- of eenheidsraad, dan is iedereen nog het meest fit.

VOORBEELD
Agenda eenheidsraad vrijdag 18 maart We starten om 20u stipt in het lokaal

  • Goedkeuring vorig verslag

Inhoudelijk

  • 20 min: Drankgebruik: de verkenners gaan op kamp. De leiding zou graag op meerdaagse af en toe een terrasje doen. Mogen de verkenners dan alcohol drinken?
  • 20 min: Leidersweekend: er is een voorstel (zie bijlage) over wat we zullen doen. Vinden we dit goed?
  • 30 min: Hoe gaat het met de takken? Rondje van de takken.

Praktisch

  • 10 min: Verkeersveiligheid: de verkeersregels worden meegegeven.
  • 10 min: Afval in het lokaal: het afval moet gesorteerd en verzameld worden. We maken afspraken.
  • 10 min: Data volgende vergaderingen: we leggen de data vast voor de vergaderingen tot het einde van het jaar.

Rondvraag

2: Op tijd: start en stop

Begin je eenheidsraad op tijd. Door regelmatig te laat te beginnen creëer je de gewoonte om niet op tijd te komen. Anders zul je plots ontdekken dat je eenheidsraad een uur later dan gepland begint. Laatkomers zullen dit wel leren en zoniet bedenk je een leuk vingertikje in het belang van de groep.

Overloop bij het begin de agenda. Kleine punten kunnen aanvullend op de agenda gezet worden. Grote punten moeten vooraf aangevraagd worden.

3: Iedereen blijft

Spreek duidelijk af dat iedereen de vergadering volledig bijwoont. Laat ook GSM's uitzetten. Zo loopt niet iedereen voortdurend weg.

4: Contact deelnemers

  • Zorg dat de locatie geschikt is voor de vergadering. Kan iedereen zitten en kan iedereen elkaar zien, is het ijskoud of juist heel erg warm,...? Een goede en aangename sfeer bevordert de productiviteit van een vergadering.
  • Heb je een eenheidsteam, ga dan niet allemaal naast elkaar zitten. Door tegenover elkaar of meer gespreid te zitten, ziet iedereen de zaken letterlijk vanuit een ander perspectief. Met non-verbale communicatie kun je elkaar vaak helpen. Als leider van de vergadering kan het comfortabel zijn om af en toe naar iemand te kijken die jou hoe dan ook steunt, zeker als het wat moeilijker wordt. Gespreid gaan zitten komt ook minder dominant over en roept dus minder weerstand op van de andere leiding.

5: Belangrijke items eerst

De aandacht verslapt naar het einde van de eenheidsraad. Plan belangrijke items dus behoorlijk vroeg in de vergadering. Ook na de pauze is een goed moment.

6: Regels

Drank die rondgegeven wordt, chips die opengedaan worden. Ze kunnen zeer storend werken tijdens de vergadering. Voorzie tijdens de vergadering af en toe een moment waar iedereen zich kan bedienen.

7: Zwijgzamen aanspreken

  • Let er op dat niet alleen de luidste roepers aan het woord komen, ook je stille leiding heeft een mening, die niet altijd overeenkomt met die van de roepers.
  • Doe een variarondje. Iedereen die nog iets wil zeggen krijgt daar op die manier de kans toe.

8: Elk om beurt en luid genoeg

  • Zorg dat iedereen aan de bak kan komen door gevarieerde methodieken te gebruiken
  • Laat telkens één spreker aan het woord.
  • Vraag regelmatig of iedereen alles begrepen heeft, zonder in storende uitlegherhalingen te vallen


9: Besluit nemen

  • Gebruik methodieken tijdens de vergadering. Het geeft de leiding de tijd om langer stil te staan bij een onderwerp en geeft hen de mogelijkheid om zich een vollediger beeld te vormen. Vergeet niet dat jij de vergadering voorbereid hebt en dat je dus al een hele tijd met de materie bezig bent. Je leiding krijgt de zaken vaak pas voor het eerst te horen tijdens de vergadering zelf.
  • Blijf te allen tijde alert voor het resultaat dat je wil bereiken (Product), de manier waarop je het bereikt (Proces) en de betrokkenheid en beleving van de leiding (Persoon).

Hoe nemen we besluiten?

Positief Door een echte overeenstemming, consensus: Iedereen in de groep voelt dat hij of zij zich heeft kunnen uiten, dat er geluisterd is, dat het probleem grondig doorgelicht is, dat alle oplossingen zijn afgewogen en dat het besluit heb beste is voor de groep. Soms een langere weg, maar het meest democratische.

  • het resultaat geeft je als ploeg voldoening
  • je komt door directe gesprekken en/of meningsverschillen dichter bij elkaar
  • je stimuleert een gewoonte om een gesprek te durven aangaan met elkaar

Negatief Eén persoon beslist, de rest slikt en durft zijn mening niet uiten Een kleine kliek neemt vooraf een besluit en duwt die door. Door de sterkte van die kliek gebruiken ze een machtsuiting. Via een meerderheidsstemming kun je de averechtsen buiten spel zetten. Via een schijnbare overeenstemming uitgelokt door : “Daar is niemand toch tegen?”

Fasen van besluitvorming

1. Formuleer het probleem Zoek de kern van het probleem. Stel mekaar vragen, haal de pieren uit mekaars neus.

2. Verzamel oplossingen

  • Spui ideeën zonder verdere discussie.
  • Inventariseer ze, laat iemand verslag nemen
  • Schrap alle ideeën die niets met de kern van de zaak te maken hebben

3. Evalueer de ideeën

  • Weeg ze af : Zijn ze een antwoord op ons probleem? Of wijzen ze tenminste een weg aan?
  • Orden ze, groepeer ze en hou ze eventueel tot de volgende eenheidsraad
  • Discussieer geen uren aan één stuk. Bouw rustpauzes in. Resumeer meningen, formuleer knelpunten.
  • Zorg methodisch dat iedereen de kans krijgt aan bod te komen
  • Als het gesprek vastloopt, controleer dan je uitgangsstelling

4. Neem een besluit

  • Welke alternatieven houden we over? Maak keuzes
  • Maak dadelijk een eventuele taakverdeling en stel de verantwoordelijkheden vast.

Hindernissen voor een goede besluitvorming

  • Leiding vindt vooral de eigen tak belangrijk, het groepsgevoel is ver te zoeken.
  • De door de jaren ontstane deelgroepjes hebben een te sterke invloed
  • Oud-leiding kan tussen pot en pint andere leiding nogal eens sterk beïnvloeden
  • Grote bekken monopoliseren de vergadering


10: Verslag

  • Zorg dat je niet en de vergadering voorzit en verslag neemt. Het kan nuttig zijn dat iemand anders dan de eenheidsleider de vergadering modereert.
  • Weet iedereen wat hij of zij moet doen na de vergadering? Zijn de taken duidelijk verdeeld?
  • Stuur het verslag zo snel mogelijk door en markeer de afspraken duidelijk. Maak duidelijk het verschil tussen een actiepunt, Charlotte die de verschillende spelfiches maakt, en een communicatie- of contactpunt, Joeri die contact opneemt met de weekendverblijfplaats. Op het einde van het verslag kun je een overzicht geven van de verschillende taken. Hieronder vind je een voorbeeld.
Communicatieschema.jpg


10 tips om een vergadering te kelderen

1: stel geen agenda op

Als er toch een agenda moet komen: geef er geen inspraak in, stuur hem te laat op of houd u er niet aan

2: begin te laat

Straf daardoor wie op tijd komt

3: maak er een opendeur van

Iedereen loopt gewoon binnen en buiten, verontschuldigen hoeft niet, noteer zeker niet wie er wel of niet is.

4: zet het belangrijkste op het einde

Dan is er geen tijd meer, is iedereen murw en de telaatkomers krijgen gelijk

5: belemmer het contact tussen de deelnemers

Ze mogen elkaar niet zien: grote tafels, lange rijen, veel te veel of te weinig stoelen, te grote of te kleine ruimtes... alles helpt.

6: laat ze ruzie maken

Stel geen regels op, stimuleer persoonlijke aanvallen, laat conflicten sluimeren en laat iedereen kibbelen over details.

7: Moedig de zwijgzamen aan te zwijgen

Ze zouden wel eens een goed idee kunnen hebben!

8: Laat iedereen door elkaar praten

Praat te stil of te luid, vraag geen aandacht, stimuleer niet om naar elkaar te luisteren en onderbreek niemand die de vergadering naar zich toe wil trekken.

9: Neem geen besluit

Vat geen tussenkomsten of agendapunten samen, stel beslissingen liever uit tot na de vergadering.

10: Maak geen verslag

Als er toch een moet komen, dan liever te lang, onvolledig, onduidelijk en veel te laat.


Zie ook